Сбор, обработка и завершение оценки

Сбор оценок, мониторинг и подведение итогов выполняется в разделе «Оценки». Здесь администраторы и пользователи из группы «HR-отдел» видят карточки оценки других сотрудников с любыми статусами.

У карточки оценки существует четыре статуса:

1. На согласовании. Оценка еще не запущена, так как карточку должен согласовать руководитель оцениваемого сотрудника.

2. Сбор оценок. Оценка запущена, пользователи делятся обратной связью о компетенциях сотрудника.

3. Обработка оценок. Сроки сбора оценок завершились, респонденты больше не могут оставлять оценки. Исключениями являются руководитель и сотрудник. У руководителя всегда есть привилегия поставить оценку с опозданием. Сотрудник может поставить оценку с опозданием только при условии, что в настройках модуля самооценка является обязательной.

4. Оценка завершена. HR-специалист завершил оценку данного сотрудника. Оцениваемому сотруднику и его руководителю отправлен отчет с результатами.

Карточки со статусом «Сбор оценок», «Обработка оценок» и «Оценка завершена» включают в себя отчет о проводимой оценке, который открывается по клику на имя сотрудника.

В этой статье будет рассмотрена работа с карточками в статусе «Сбор оценок» и «Обработка оценок». На этих этапах с отчетами работает HR-специалист: следит за ходом оценки и подводит итоги.

В отчете можно найти оценки по компетенциям (в т.ч. в виде диаграммы), сильные и слабые стороны сотрудника, а также уровни владения компетенциями. В зависимости от статуса отчет выглядит по-разному и доступен разным категориям пользователей.

Сбор оценокСбор оценок

Карточка со статусом «Сбор оценок» недоступна никому, кроме HR-специалистов и администраторов. При наличии этого статуса в отчете не отображаются графики, а части оценок и аналитики может не быть, так как еще не все респонденты оставили обратную связь по сотруднику.

В таком виде отчет может быть полезен HR-менеджеру для мониторинга процесса оценки. То есть, HR может посмотреть, кто из участников уже оценил сотрудника, а кто — еще нет.

Участие респондентов в оценкеУчастие респондентов в оценке

В таблице отчета под каждым респондентом указан статус его участия в оценке. На этом этапе в отчете может отображаться три статуса:

1. Ожидание. Респондент пока не поставил оценки.

2. Заполнена. Респондент поставил оценки компетенциям и сохранил карточку.

3. Отказ. Респондент отказался от участия в оценке.

Здесь же HR-менеджер может скопировать ссылку на карточку оценки, чтобы выслать ее нужному респонденту. Обратите внимание, что ссылка является индивидуальной, поэтому перейти по ней может только конкретный оценивающий. Любым другим пользователям будет отказано в доступе к карточке.

Добавление оценивающихДобавление оценивающих

Пока карточка находится в статусе «Сбор оценок», у HR есть возможность привлечь к оценке новых респондентов. Для этого в верхней части отчета есть кнопка «Добавить оценивающего».

При нажатии на кнопку откроется слайдер со следующими полями для заполнения:

1. Роль оценивающего. В этом поле выбирается роль нового респондента: коллега или подчиненный.

2. Сотрудник. Здесь указывается пользователь, которого приглашают к оценке.

3. Компетенции. Блок для выбора компетенций, которые будет оценивать новый респондент. В данном блоке выводятся только те компетенции, которые были указаны на этапе запуска оценки.

При сохранении слайдера в таблице появится профиль нового респондента со статусом «Ожидание». Сам респондент получит уведомление с приглашением принять участие в оценке.

Обработка оценокОбработка оценок

Когда сроки оценки завершаются, статус карточки «Сбор оценок» автоматически меняется на «Обработка оценок». При необходимости HR-специалист может самостоятельно перевести карточку в статус «Обработка оценок». Для этого нужно нажать на кнопку «Завершить сбор оценок» в нижней части отчета.

Карточка в этом статусе также доступна только HR-специалистам и администраторам.

Статус подразумевает, что сбор оценок закончен, поэтому в отчете можно найти полный набор HR-аналитики, полученной на основе мнения респондентов:

• диаграмму с текущими оценками по компетенциям

• таблицу с результатами оценки

• график с динамикой оценок по компетенциям (появляется, если одни и те же компетенции оценивали в разных месяцах)

• аналитику по сильным и слабым сторонам, слепым пятнам и скрытым возможностям

Диаграмма с текущими оценками по компетенциям

Таблица с результатами оценки

График с динамикой оценок по компетенциям

Сильные и слабые стороны, слепые пятна и скрытые возможности

На этом этапе HR-менеджер обрабатывает результаты оценки и дополняет отчет:

• собирает обратную связь от руководителя, если он еще не принял участие в оценке

• выставляет итоговые оценки и указывает уровни владения компетенциями (если в настройках модуля разрешено редактирование итогов)

• настраивает анонимность данных в отчете для сотрудника и его руководителя

• резюмирует итоги оценки для сотрудника и его руководителя

Участие респондентов в оценкеУчастие респондентов в оценке

В таблице отчета HR-специалист может увидеть, кто из респондентов поучаствовал в оценке. Для этого под каждым респондентом указан соответствующий статус. На этапе обработки оценок в отчете может отображаться четыре статуса:

1. Ожидание. Респондент пока не поставил оценки. На этом этапе такой статус может быть только у руководителя и оцениваемого сотрудника. Для остальных респондентов доступ к карточкам закрыт, так как сроки оценки завершились.

Важно! У руководителя всегда есть привилегия поставить оценку с опозданием, так как без его участия невозможно завершить процесс оценки. Что касается сотрудника, то по умолчанию у него нет возможности оценивать свои компетенции с нарушением сроков. Но если в настройках модуля включена опция «Обязательность оценки сотрудником самого себя», то такая возможность у сотрудника появляется.

2. Заполнена. Респондент поставил оценки компетенциям.

3. Проигнорирована. Респондент не успел поставить оценки в отведенный срок.

4. Отказ. Респондент отказался от участия в оценке.

Если руководитель/сотрудник еще не оценил компетенции, рядом с его иконкой будет доступна ссылка на карточку оценки. HR-менеджер может скопировать ее и отправить респонденту с напоминанием об участии в оценке. Ссылка является индивидуальной, поэтому перейти по ней может только данный пользователь.

Итоговые оценки и уровни владения компетенциямиИтоговые оценки и уровни владения компетенциями

Когда баллы от респондентов собраны, в таблице отчета указываются итоговые оценки и уровни владения компетенциями. Именно эти показатели будут отражать текущий уровень развития сотрудника по тем или иным компетенциям. Оценки могут быть выставлены автоматически и вручную.

В дальнейшем на основе итоговых оценок для сотрудника можно составить индивидуальную программу развития. Инструментом для разработки такой программы может стать модуль «Корпоративный университет».

• Автоматическое выставление оценок. Оценки выставляются автоматически если в настройках модуля включена опция «В итоговую оценку автоматом выводить среднюю». В этом случае в колонку с итогами будет подставлено значение из колонки «Среднее» или «Среднее без самооценки» — все зависит от того, какая колонка выбрана в настройках модуля.

Если опция автовыставления оценок включена, то в настройках модуля можно запретить редактирование колонки с итогами. В этом случае HR-специалист не сможет самостоятельно изменить оценку и уровень владения компетенцией. Уровни владения компетенциями будут присвоены сотруднику автоматически, исходя из итоговых оценок по компетенциям. Подробнее о связи оценок и уровней владения написано в отдельной статье.

• Ручное выставление оценок. HR-специалист может выставить итоговые оценки самостоятельно в двух случаях:

• в настройках модуля отключена опция «В итоговую оценку автоматом выводить среднюю»

• опция «В итоговую оценку автоматом выводить среднюю» включена, но разрешено редактирование колонки с итогами

Настройки модуля «Оценка 360»

Чтобы выставить оценку, нужно кликнуть на нее в колонке «Итоговая оценка». В результате появится шкала — такая же по которой сотрудника оценивали респонденты. Например, если в момент запуска оценки шкала была 10-балльной, то при редактировании оценки на шкале также будет 10 значений.

Шкала позволяет HR-специалисту указать любую другую оценку по компетенции. Обратите внимание, что исходная оценка может в виде десятичной дроби, например 5.9, но при ручном выставлении оценки она всегда будет указана целым числом, например 6.

Когда оценка поставлена, нужно нажать «Применить», чтобы зафиксировать изменения. При нажатии кнопки «Сбросить» оценка будет возвращена к первоначальному значению.

Кроме того, в итоговую оценку можно перенести баллы из колонок «Среднее», «Среднее без самооценки», а также из колонки с оценкой руководителя. Для этого нужно навести курсор на ячейку с нужной оценкой и нажать на иконку переноса оценки. В колонку с итогами сразу же подставился соответствующий балл.

При необходимости в колонку с итогами можно перенести сразу все оценки из колонок «Среднее»/«Среднее без самооценки»/«Руководитель». Для этого под колонками есть специальная кнопка. При нажатии на нее оценки из выбранной колонки автоматически попадут в итоги.

С учетом итоговой оценки будет автоматически выставлено владение компетенцией — достаточный уровень () или экспертный ( и ). При этом уровни владения можно выставить вручную даже если оценка сотрудника ниже чем этот уровень.

Присвоение уровней владения компетенциями. Уровень владения указывается по клику на нужную иконку в таблице:

1. Синяя галочка (). Сотрудник владеет компетенцией на достаточном уровне для выполнения своей работы.

2. Академическая шапочка (). Сотрудник владеет компетенцией на экспертном уровне и может быть наставником для развития этой компетенции у коллег.

Приведем два примера, когда сотрудника можно назначить экспертом, несмотря на низкую оценку по компетенции.

Пример 1. Средняя оценка сотрудника по компетенции равна 5.5 баллам из десяти. 5.5 балла — это среднеарифметическая оценка, полученная на основе оценок всех респондентов. При этом руководитель оценил компетенцию на десять баллов, то есть его личная оценка выше, чем средняя арифметическая. Значит, по мнению руководителя, сотрудник владеет компетенцией на высоком уровне и может передавать свои знания другим. С учетом этой информации HR-специалист может назначить сотрудника экспертом.

Пример 2. У компетенции есть несколько индикаторов. У большей части индикаторов оценки низкие, но есть и индикаторы с высокими баллами. По индикаторам с высокими баллами сотрудник вполне может быть экспертом и передавать свои знания другим. В этом случае HR-специалист может назначить сотрудника экспертом по компетенции, исходя из его сильных сторон.

Каждый раз при смене оценок и уровней владения модуль записывает информацию об изменениях. Если навести курсор на иконку информации (i) рядом с оценкой, то можно увидеть, кто изменил оценку и на основе чего она выставлена: автоматически, на основе колонок «Среднее» или «Среднее без самооценки», на основе мнения HR-специалиста или оценки руководителя. Эту информацию видит HR-специалист, руководитель и оцениваемый.

Выставленные вручную оценки и уровни владения компетенциями нужно сохранить. Для этого под колонкой с итогами есть соответствующая кнопка:

Обратите внимание, что при нажатии на эту кнопку итоги будут сохранены только в таблице отчета. В профиль сотрудника оценки и уровни владения не попадут — это произойдет позднее, когда HR завершит оценку.

Сохранять итоговые оценки рекомендуется уже после того, как все респонденты оценили компетенции сотрудника.

Ответы на открытые вопросыОтветы на открытые вопросы

Сразу после таблицы с оценками по компетенциям располагается блок с открытыми вопросами и ответами на них респондентов. С этими вопросами может ознакомиться HR-специалист, чтобы сделать более объективные выводы о soft и hard-skills сотрудника.

Настройка отчета для сотрудника и руководителяНастройка отчета для сотрудника и руководителя

Когда оценка завершается, оцениваемый и его руководитель получают доступ к итоговому отчету. Предварительно HR-специалист может решить, насколько анонимными должны быть данные в этих отчетах. Для этого нужно перейти к блоку «Настройки отчета».

Используя галочки, в отчете сотрудника и/или руководителя можно скрыть комментарии, оценки и профили респондентов. Если все галочки стоят, то по умолчанию сотрудник/руководитель будет знать личности респондентов и увидит всех их оценки и комментарии. В административной части портала можно изменить эти настройки по умолчанию.

Настройки отчета позволяют скрыть от сотрудника/руководителя следующую информацию:

1. Оценка. Если галочка не стоит, в отчете не будут видны баллы, которые данный респондент поставил индикаторам и компетенциям.

2. Комментарий. Если галочка не стоит, в отчете не будут видны комментарии к компетенциям, которые оставил данный респондент.

3. Общий комментарий. Если галочка не стоит, в отчете не будет выводиться общий комментарий к оценке, который оставил данный респондент.

4. Профиль сотрудника. Если в чекбоксе «Анонимно» стоит галочка, то в отчете этот респондент будет указан как Аноним и его профиль нельзя будет открыть.

5. Открытый вопрос. Каждый открытый вопрос добавленный в оценку отображается в виде отдельной строки в таблице. Если галочка не стоит, ответ на вопрос от данного респондента не будет виден в отчете.

Управление видимостью оценок

Управление видимостью комментария к компетенции

Управление видимостью общего комментария

Управление видимостью профиля респондента

Обратите внимание на ограничения при настройке отчетов:

• Из отчета для сотрудника (оцениваемого) нельзя скрыть его собственные комментарии, оценки, профиль и ответы на вопросы. Кроме того, нельзя скрыть личность его руководителя.

• Из отчета для руководителя нельзя скрыть его собственные комментарии, оценки, профиль и ответы на вопросы. Также нельзя скрыть никакие оценки, комментарии и ответы сотрудника, как и его профиль.

Недоступные галочки в отчете сотрудника

Недоступные галочки в отчете руководителя

Дополнительно через настройки модуля можно скрыть из отчета сотрудника и/или руководителя колонки с теми респондентами, кто проигнорировал оценку или отказался от нее.

Резюме об оценке для сотрудника и руководителяРезюме об оценке для сотрудника и руководителя

Резюме — это развернутый комментарий о проведенной оценке, который HR-специалист может оставить в отчете сотрудника и руководителя. По умолчанию резюме обязательно к заполнению для обоих пользователей, но этот параметр можно отключить в настройках модуля. Обратите внимание, что для сохранения резюме в текстовом поле должно быть не менее 50 символов.

HR-специалист может добавить резюме как вручную, так и автоматически с помощью шаблонов и комментариев.

Резюме по шаблону. Если шаблоны для резюме уже создавались ранее, то нужный шаблон достаточно выбрать из выпадающего списка. Текстовое поле будет автоматически заполнено.

Чтобы создать новый шаблон, нужно заполнить текстовое поле, а затем нажать кнопку «Сохранить как шаблон». Модуль предложит указать заголовок резюме — он станет названием шаблона. После этого резюме потребуется сохранить — в результате этого будет сохранен и новый шаблон.

Обратите внимание, что новый сохраненный шаблон не появится в выпадающем списке текущего отчета. Он будет доступен при редактировании резюме в других отчетах.

Резюме из комментариев. В текст резюме можно автоматически добавить комментарии респондентов. Для этого предназначена кнопка «Вставить комментарий». При нажатии на кнопку модуль предложит два варианта добавления комментариев. Комментарии вставляются в ту часть текстового поля, где находится курсор мыши.

• Собрать по компетенциям. В текстовом поле отобразятся названия компетенций, к которым респонденты оставили комментарии. Под компетенциями будет указана должность респондента и текст комментария.

Если у оценивающего нет должности, то указывается его роль.

• Собрать по оценивающим. В текстовом поле отобразятся должности сотрудников, которые оставили комментарии. Под ними будет указан текст комментария к компетенции и/или текст общего комментария.

Если у оценивающего нет должности, то указывается его роль.

Завершение оценкиЗавершение оценки

Когда обработка результатов закончена, оценку можно завершить нажатием на соответствующую кнопку. В результате статус карточки изменится на «Оценка завершена», а сотрудник и его руководитель смогут ознакомиться с итоговым отчетом.

Обратите внимание на условия, при которых завершить оценку невозможно:

• руководитель еще не оценил сотрудника

• сотрудник не оценил самого себя (если это отмечено как обязательное условие в настройках модуля)

• не заполнено резюме сотрудника/руководителя (если это отмечено как обязательное условие в настройках модуля)

Досрочное завершение оценкиДосрочное завершение оценки

При необходимости HR-менеджер может завершить оценку досрочно, то есть из статуса «Сбор оценок» перевести карточку в статус «Оценка завершена». Для этого должны быть выполнены все условия выше.

Когда карточка находится в статусе «Сбор оценок» в отчете также можно проставлять оценки и уровни владения компетенциями, настраивать анонимность оценки и заполнять итоговые резюме.

Управление сроками оценкиУправление сроками оценки

По умолчанию срок сбора оценок составляет 14 календарных дней с момента запуска. В настройках модуля это количество можно изменить. Кроме того, настроить срок сбора оценок можно в момент запуска конкретной оценки.

По истечении этого срока модуль закрывает респондентам доступ к карточкам оценок, поэтому они не могут выставлять или менять оценки по компетенциям. При этом доступ к оценке компетенций остается у обязательных респондентов: руководителя и оцениваемого. Руководитель всегда является обязательным респондентом, а оцениваемый — в зависимости от настроек модуля.

При необходимости администраторы и пользователи с правами на запуск оценки могут изменить срок сбора оценок. Сделать это можно пока карточка оцениваемого находится в статусе «Сбор оценок» или «Обработка оценок».

Изменение сроков сбора оценокИзменение сроков сбора оценок

В разделе «Оценки» выделите карточки, у которых нужно изменить сроки. Карточки должны быть в статусе «Сбор оценок» или «Обработка оценок». Нажмите на кнопку «Выберите действие» > «Изменить дату завершения».

В появившемся поле укажите новую дату и время завершения сбора оценок. Обратите внимание, что нельзя указывать уже прошедшие даты/часы. Нажмите «Применить».

Подтвердите изменения на слайдере.

В результате даты завершения выбранных оценок будут изменены. Те карточки, которые находились в статусе «Обработка оценок» будут переведены в статус «Сбор оценок», а у респондентов снова появится доступ к выставлению оценок в разделе «Я оцениваю».