Настройки модуля «Оценка 360»

Основные настройки модуля «Оценка 360» выполняются в административной части портала. Доступ к данным настройкам есть только у администраторов.
Перейдите по ссылке: адрес_портала/bitrix/admin/settings.php?lang=ru&mid=ithive.assessment360

Открывшаяся страница будет содержать шесть вкладок. В этой статье приведен краткий обзор каждой из них.

Вкладка «Общие настройки»Вкладка «Общие настройки»

На данной вкладке вы можете настроить процесс запуска и проведения оценки. Для настройки доступны следующие параметры:

Настройка доступа к публичной части модуляНастройка доступа к публичной части модуля

Данная настройка позволяет выбрать отделы или конкретных сотрудников, которые будут видеть модуль в публичной части портала, а также видеть пункт меню Оценки 360. Для каждого сайта можно настроить свой доступ.

Последующие настройки — общие для всех сайтов.

Запуск и завершение оценкиЗапуск и завершение оценки

1. Кол-во дней на сбор оценок. Количество дней, за которое респонденты должны оценить компетенции сотрудника. По умолчанию в поле указано 14 дней, но это значение можно изменить. Минимально возможный срок — 7 дней, а максимально возможный — 30 дней.

Когда срок истекает, карточка оценки становится недоступна респондентам. Оценить карточку с нарушением срока может только руководитель и сам сотрудник. При этом сотрудник может поставить оценку с опозданием только если включена опция «Обязательность оценки сотрудником самого себя» (см. пункт 4)

2. Проверять данные перед созданием карточек оценок. Опция для проверки запускаемой оценки. Когда галочка активна, перед запуском оценки открывается слайдер с общей информацией о сроках оценки, компетенциях и нагрузке на респондентов. Подробнее о слайдере2. Проверять данные перед созданием карточек оценок. Опция для проверки запускаемой оценки. Когда галочка активна, перед запуском оценки открывается слайдер с общей информацией о сроках оценки, компетенциях и нагрузке на респондентов. Подробнее о слайдере

3. Возможность завершить процесс оценки, не дожидаясь даты окончания сбора оценок. Эта опция позволяет HR-специалисту завершить сбор оценок даже если сроки еще не вышли. То есть, из статуса «Сбор оценок» карточку в любой момент можно будет перевести в статус «Оценка завершена». Подробнее о завершении оценки

4. Обязательность оценки сотрудником самого себя. Этот параметр делает самооценку сотрудника обязательным условием для завершения оценки. Без самооценки сотрудника завершить его оценку будет невозможно. Кроме того, если опция включена, сотрудник может оценить свои компетенции с нарушением сроков.

5. Оповещать сотрудника отдела персонала о завершении срока каждого запущенного процесса оценки. Опция для отправки уведомлений об истечении сроков оценки. Уведомление отправляется сотрудникам из группы «Отдел персонала».

Комментарии к оцениваемым компетенциямКомментарии к оцениваемым компетенциям

1. Обязательность поля Комментарий для незаполненных компетенций. Если галочка активна, респондент должен заполнить комментарий к каждой неоцененной компетенции, иначе он не сможет сохранить свои оценки. Если галочка отключена, респондент сможет воздержаться от оценки той или иной компетенции. При этом можно настроить минимальный процент компетенций, который в любом случае должен оценить респондент. Подробнее об этом написано ниже.

7. Обязательность комментария при оценке компетенции по шкале в среднем равным N и ниже. В этом поле нужно указать оценку, при которой и ниже которой комментарий к компетенции обязателен. Значение в этом поле должно быть меньше значения из опции 8 (см. ниже). Значение 0 отключает опцию.

   По умолчанию в поле указано значение 5. Это значит, что если респондент оценил компетенцию на 5 баллов или ниже, он должен оставить комментарий с обоснованием. В противном случае сохранить свои оценки респондент не сможет.

   В случае если у компетенции есть индикаторы, то с учетом оценок по ним модуль автоматически высчитывает среднюю оценку по компетенции. Если среднее значение равно или меньше 5 (по умолчанию), то к компетенции нужно оставить комментарий.

8. Обязательность комментария при оценке компетенции по шкале в среднем равным N и выше. В этом поле нужно указать оценку, при которой и выше которой комментарий к компетенции обязателен. Значение в этом поле должно быть больше значения из опции 7 (см. выше). Значение 0 отключает опцию.

   По умолчанию в поле указано значение 9. Это значит, что если респондент оценил компетенцию на 9 баллов или выше, он должен оставить комментарий с обоснованием. В противном случае сохранить свои оценки респондент не сможет.

   В случае если у компетенции есть индикаторы, то с учетом оценок по ним модуль автоматически высчитывает среднюю оценку по компетенции. Если среднее значение равно или больше 9 (по умолчанию), то к компетенции нужно оставить комментарий. Подробнее о комментариях к компетенциям

Чтобы сделать комментарии к компетенциям необязательными, укажите 0 в обеих опциях (см. п. 7 и п. 8).

Настройки инфоблоковНастройки инфоблоков

Далее во вкладке идут настройки инфоблоков. Здесь указано, где хранятся данные, необходимые для работы модуля:

• Инфоблок карточек оцениваемых.

• Инфоблок карточек оценивающих.

• Инфоблок ИПР (поля будут заполнены, если на портале установлен модуль «Корпоративный университет»).

• Инфоблок компетенций.

• Инфоблок должностей.

• Инфоблок подразделений.

Поля с инфоблоками заполняются автоматически и являются настройками по умолчанию. Чтобы модуль работал корректно эти настройки не рекомендуется менять.

Права на запуск и выгрузку оценокПрава на запуск и выгрузку оценок

9. Группы пользователей, которые могут запускать процесс оценки. В этом поле нужным группам пользователей предоставляются права на запуск, обработку и завершение оценки. По умолчанию в поле выбраны Администраторы и группа «Отдел кадров».

Помимо запуска, обработки и завершения оценки, пользователи с этими правами могут:

• Создавать шаблоны компетенций.

• Видеть чужие карточки оценки.

10. Группы пользователей, которые могут выгружать оценки. В этом поле можно выбрать группу пользователей, у которой будет возможность скачивать данные об оценках сотрудников в csv-формате.

Приглашение контактов из CRM к оценкеПриглашение контактов из CRM к оценке

11. Дать возможность отправлять приглашение к оценкам контактам из CRM. Если галочка активна, то на странице запуска оценки появится поле для приглашения клиентов и контактов из CRM.

12. Раздел soft-компетенций. В этом поле указывается категория компетенций, в которой содержатся мягкие навыки. Именно эти навыки будут оценивать клиенты и контакты из CRM.

Приглашение коллег и подчиненных к оценкеПриглашение коллег и подчиненных к оценке

13. Раздел hard-компетенций. В этом поле указывается категория компетенций, в которой содержатся hard-навыки. При запуске оценки компетенции из этой категории по умолчанию предлагается оценивать только сотруднику и руководителю. При этом можно выбрать и других оценивающих.

14. Кол-во коллег, которых оцениваемый может привлечь к оценке себя. Максимальное количество коллег, которых сотрудник может пригласить к оценке своих компетенций.

15. Обязательность привлечения коллег к оценке при запуске. Эта опция влияет на запуск оценки. Если галочка активна, то к оценке должен быть привлечен хотя бы один коллега. В противном случае запустить оценку не получится.

16. Максимальное количество коллег, которых можно привлечь к оценке оцениваемого. Максимальное количество коллег, которых можно добавить в карточку одного оцениваемого как вручную так и при автозаполнении (п. 17). По умолчанию лимит составляет 25 пользователей. 0 = нет ограничения.

17. Количество коллег, которые автоматически привлекаются для оценки. Максимум коллег, которые автоматически добавляются в карточку сотрудника при запуске, т.е. это опция автозаполнения. По умолчанию в карточку одного сотрудника подтягиваются два коллеги. Если у оцениваемого больше 2-х коллег, то из них модуль автоматически выберет 2-х пользователей с самым ранним ID.

Значение 0 = коллеги не будут автоматически привлекаться к оценке, но можно будет добавить вручную.

Вручную HR-специалист может добавить в карточку больше коллег. В этом случае нужно ориентироваться на лимит пользователей из пункта 16.

18. Максимальное количество подчиненных, которых можно привлечь к оценке оцениваемого. Эта опция работает аналогично пункту 16. 0 = нет ограничения.

19. Количество подчиненных, которые автоматически привлекаются для оценки. Опция работает аналогично пункту 17. Значение 0 = подчиненные не будут автоматически привлекаться к оценке, но можно будет добавить вручную.

Прочие настройки запуска и проведения оценкиПрочие настройки запуска и проведения оценки

20. Позволять сохранять результаты оценки со значениями «0 - нет оценки». Когда опция включена, у респондента есть возможность воздержаться от оценки той или иной компетенции. Даже если часть компетенций не оценена, респондент сможет сохранить свои оценки.

21. % заполненных оценок с которыми можно сохранить карточку. Здесь указывается минимальный процент компетенций, которым респондент должен поставить оценку. Если этот процент не набран, сохранить свои оценки респондент не сможет. Значение по умолчанию — 85%.

22. Количество карточек создаваемых за один шаг при массовом запуске. В этом поле задается лимит карточек оценки, которые можно одновременно создать при запуске оценки на группу сотрудников. Значение по умолчанию — 50. Это значит, что при каждом запуске оценки на группу сотрудников будет создано не больше 50-ти карточек.

23. Выводить описание компетенций в окне для оценивающего человека. С помощью этой опции в карточке оценки можно вывести описание компетенций. Когда галочка активна, респонденты могут увидеть описание прямо под названием компетенции. Обратите внимание, что для отображения текста нужно заполнить описание компетенции. Если опция отключена, описание будет доступно в виде подсказки, на которую нужно навести курсор мыши.

Права доступа к работе с компетенциямиПрава доступа к работе с компетенциями

24. Группа HR-отдела. В этом поле нужно указать группу пользователей, у которой будет доступ к созданию и редактированию компетенций, категорий и индикаторов. По умолчанию выбрана группа «Отдел кадров».

Описание шкалы при оценке компетенцийОписание шкалы при оценке компетенций

25. Не выводить при оценивании описание шкалы, по которой производится оценка. Опция позволяет скрыть со слайдера оценки компетенций блок с описанием шкалы. Если галочка стоит, то респонденты не будут видеть описание шкалы.

Вкладка «Шаблоны уведомлений»Вкладка «Шаблоны уведомлений»

В этой вкладке вы можете ознакомиться с шаблонами уведомлений, которые приходят участникам оценки. Стандартный текст всегда можно изменить по своему усмотрению.

Вкладка «Шаблоны уведомлений»

Список шаблонов

Всего в модуле есть семь типов уведомлений (шаблонов):

1. Шаблон приглашения контакта CRM к оценке по e-mail. Уведомление с приглашением к оценке, которое приходит контакту из CRM по почте.

2. Шаблон приглашения контакта CRM к оценке по sms. Уведомление с приглашением к оценке, которое приходит контакту из CRM по СМС. Обратите внимание, что для отправки уведомлений по номеру телефона нужно предварительно настроить SMS-шлюз.

3. Шаблон уведомления руководителя при согласовании карточки оцениваемого. Это уведомление получает руководитель, когда ему требуется согласовать карточку оценки перед запуском.

4. Шаблон приглашения оценивающего коллеги к оценке сотрудника. Это стандартное уведомление с приглашением принять участие в оценке сотрудника. Такое уведомление получают все пользователи, участвующие в оценке: сотрудник, коллега, подчиненный и руководитель.

5. Шаблон уведомления сотрудников отдела персонала об окончании срока сбора оценок. Это уведомление получают пользователи из группы «Отдел персонала», когда у любой из карточек завершается срок сбора оценок.

6. Шаблон уведомления об ознакомлении с результатами оценки сотруднику. Это уведомление приходит сотруднику, когда HR-специалист завершает его оценку.

7. Шаблон уведомления об ознакомлении с результатами оценки руководителю. Это уведомление приходит руководителю, когда HR-специалист завершает оценку его подчиненного.

Вкладка «Настройка шкалы оценок»Вкладка «Настройка шкалы оценок»

Вкладка предназначена для управления шкалой, по которой оцениваются компетенции и индикаторы. Настройки шкалы влияют на следующие механизмы модуля:

• Оценка компетенций/индикаторов по шкале.

• Оценка индикаторов по баллам (одиночный выбор).

• Оценка индикаторов по баллам (множественный выбор).

• Указание итоговых оценок по компетенциям.

• Присвоение уровней владения компетенциями.

Вкладка «Настройка шкалы оценок»

Отображение настроек шкалы

Пояснения к настройкам шкалы

О настройке положительной и отрицательной шкалы, а также о нюансах работы с ними, в инструкции есть отдельная и подробная статья.

Вкладка «Настройка индикаторных оценок»Вкладка «Настройка индикаторных оценок»

С помощью этой вкладки вы можете настроить балльную оценку индикаторов. Здесь доступны следующие параметры:

1. Справочник индикаторов. В данном поле указан инфоблок, где хранятся индикаторы компетенций. Для корректной работы модуля не рекомендуется менять эту настройку по умолчанию.

2. Процент пользователей, отметивших индикатор, для его выбора в общей сводке. Эта опция влияет на то, как считается итоговая оценка по компетенции. Опция применяется только для тех компетенций, которые оцениваются по баллам со множественным выбором.

В поле задается минимальный процент респондентов, которые должны отметить индикатор, чтобы он считался проявленным. Только баллы за проявленные индикаторы учитываются в итоговой оценке. Значение по умолчанию — 50%. Это значит, что если один и тот же индикатор отметит меньше 50% респондентов, он не будет учитываться в расчете итоговой оценки.

3. Описание значения при индикаторной оценке, при которой значение приравнивается нулю и не участвует в расчете средней. Эта настройка действует для компетенций, которые оцениваются не по шкале, а по баллам. При балльной оценке индикаторы являются вариантами ответов, из которых выбирают респонденты. В форме выбора ответа всегда предусмотрен вариант «Нет проявления компетенций/ Не могу оценить», который означает, что респондент воздержался от оценки. С помощью данной настройки можно задать другое описание этого варианта ответа.

Вкладка «Настройка прав доступа к отчету»Вкладка «Настройка прав доступа к отчету»

С помощью этой вкладки в отчете об оценке настраивается анонимность данных. Используя галочки, в отчете сотрудника и руководителя можно показать/скрыть комментарии, оценки и профили респондентов. Заданные настройки будут дефолтными для всех существующих карточек оценки.

Вкладка «Настройка прав доступа к отчету»

Настройка отображения данных в отчетах

По умолчанию галочки активны везде, кроме колонки «Анонимно». Это значит, что в своих отчетах сотрудник и руководитель будут видеть личности респондентов, всех их оценки и комментарии. С помощью галочек можно настроить следующие параметры:

• Оценка. Если галочку убрать, отчетах не будут видны баллы, которые данный респондент поставил индикаторам и компетенциям.

• Комментарий. Если галочку убрать, в отчетах не будут видны комментарии к компетенциям, которые оставил данный респондент.

• Общий комментарий. Если галочку убрать, в отчетах не будет выводиться общий комментарий к оценке, который оставил данный респондент.

• Анонимно. Если галочку поставить, то в отчетах респондент будет указан как Аноним и его профиль нельзя будет открыть.

Управление видимостью оценок

Управление видимостью комментария к компетенции

Управление видимостью общего комментария

Управление видимостью профиля респондента

Аналогичные настройки доступны HR-менеджеру в публичной части портала, а точнее — в карточках оценки. По своему усмотрению HR может деактивировать или проставлять галочки. В этом случае настройки будут применены только к данной карточке оценки.

Обратите внимание на ограничения при настройке отчетов:

• Из отчета для сотрудника нельзя скрыть его собственные комментарии, оценки и профиль. Кроме того, нельзя скрыть личность его руководителя.

• Из отчета для руководителя нельзя скрыть его собственные комментарии, оценки и профиль. Скрыть личность оцениваемого также невозможно.

Вкладка «Настройка шаблона отчета»Вкладка «Настройка шаблона отчета»

На этой вкладке настраивается интерфейс отчета о проводимой оценке. Здесь доступны следующие настройки:

Описание отчета и шкалыОписание отчета и шкалы

1. Выводить блок вводного текста «Об этом отчете». Если галочка активна, в шапке отчета будет выводиться блок с описанием. Текст описания подтягивается из поля «Шаблон вводного текста» (см. пункт 3).

2. Давать возможность править блок вводного текста «Об этом отчете» для каждого оцениваемого индивидуально. Когда опция включена, под блоком с описанием отчета доступна кнопка «Редактировать». Благодаря этому HR-специалист может составлять свое описание для каждого отчета.

3. Шаблон вводного текста. В этом поле размещается описание отчета об оценке.

4. Выводить описание шкалы, по которой производилась оценка. Когда галочка активна в отчете отображается описание шкалы, по которой оценивали данного сотрудника.

Определение итоговых оценокОпределение итоговых оценок

5. В итоговую оценку автоматом выводить среднюю. Эта опция влияет на выставление итоговых оценок. Если галочка активна, в колонку с итоговыми оценками будет автоматически подставляться средняя оценка. Она может подтягиваться из колонки «Средняя» или «Средняя без самооценки». Выбор колонки происходит в поле ниже (см. пункт 6).

6. Определять итоговую оценку на основе колонки. В этом поле указывается, из какой колонки брать оценки для выставления итогов: «Средняя» или «Средняя без самооценки».

7. Убрать возможность редактировать итоговую оценку. Эту опцию можно активировать, только если стоит галочка «В итоговую оценку автоматом выводить среднюю» (см. пункт 5). Когда галочка стоит, у HR-специалиста нет возможности редактировать столбик с итоговой оценкой. Это значит, что он не сможет самостоятельно указывать оценки и менять уровни владения компетенциями.

Цветовая индикация оценокЦветовая индикация оценок

Если открыть итоговый отчет, то можно увидеть, что в описании шкалы, на диаграмме и в таблице все оценки окрашены в три цвета: красный, зеленый и синий. Эти же цвета можно найти в описании шкалы в карточке оценки.

Цвета оценок в описании шкалы в отчете

Цвета секторов на диаграмме

Цвета оценок в таблице

Цвета в описании шкалы в карточке оценки компетенций

• Красный. По умолчанию этот цвет соответствует низким оценкам по компетенциям. Уровень владения такими компетенциями считается ниже допустимого ().

• Зеленый. По умолчанию этот цвет соответствует средним и хорошим оценкам по компетенциям. Уровень владения такими компетенциями считается допустимым ().

• Синий. По умолчанию этот цвет соответствует высоким оценкам по компетенциям. Уровень владения такими компетенциями считается отличным ().

Во вкладке «Настройка шаблона отчета» вы можете поменять цвет оценок и пороги, при которых оценка считается низкой, средней и высокой. Обратите внимание, что по умолчанию пороги указаны для 10-балльной шкалы. Если размер шкалы меняется, то пороги автоматически меняются в соответствии со шкалой.

8. Порог 1. В этом поле указывается балл, начиная с которого оценка считается хорошей и окрашивается в зеленый цвет. Порог по умолчанию — 5 баллов. Все оценки от 1 до 4 будут окрашены в красный, так как считаются низкими.

9. Порог 2. Здесь указывается балл, начиная с которого оценка считается отличной и окрашивается в синий цвет. Порог по умолчанию — 9 баллов. Все оценки от 5 до 8 будут окрашены в зеленый, так как считаются хорошими.

С учетом дефолтных настроек порогов получается следующая картина:

• В красный окрашиваются оценки от 1 до 4

• В зеленый окрашиваются оценки от 5 до 8

• В синий окрашиваются оценки от 9 до 10

• Ноль всегда окрашен в серый цвет, этот параметр нельзя изменить.

Цветовую индикацию оценок (кроме нуля) можно изменить с помощью следующих полей:

10. Значения ниже порога 1 в отчете красить в цвет ######. Указывается код цвета в формате HEX-кода. По умолчанию задан красный цвет.

Значения ниже порога 1 (по умолчанию)

11. Значения выше порога 2 в отчете красить в цвет ######. Указывается код цвета в формате HEX. По умолчанию задан синий цвет.

Значения выше порога 2 (по умолчанию)

12. Значения между порогами 1 и 2 в отчете красить в цвет ######. Указывается код цвета в формате HEX. По умолчанию задан зеленый цвет.

Значения между порогами 1 и 2 (по умолчанию)

Названия компетенций на диаграммеНазвания компетенций на диаграмме

13. Ограничивать на диаграмме длину названий компетенций. Если галочка активна, то длинные названия компетенций будут обрезаться на диаграмме.

14. Длина выводимого названия компетенции на диаграмме, px. Длина области, в которой размещается название компетенции. Если включена опция выше (п. 13), то название компетенции будет обрезано по размеру этой области. Значение по умолчанию — 200 пикселей.

Сильные и слабые стороны, слепые пятна и скрытые возможностиСильные и слабые стороны, слепые пятна и скрытые возможности

В итоговом отчете есть четыре блока:

• Наиболее развитые компетенции и сильные стороны

• Наименее развитые компетенции и сильные стороны

• Скрытые возможности

• Слепые пятна

С помощью опций 15-18 (см. скриншот ниже) можно указать, какое количество компетенций должно выводиться в каждом из четырех блоков. По умолчанию в одном блоке выводится до трёх компетенций, а у каждой компетенции выводится до трёх индикаторов.

Заполнение резюмеЗаполнение резюме

19. Заголовок блока с резюме. Название блока, в котором размещается резюме от HR-специалиста.

20. Резюме для сотрудника обязательно для заполнения при завершении процесса оценки. Если галочка активна, HR-специалист не сможет 21. завершить оценку пока не заполнено для сотрудника.

21. Резюме для руководителя обязательно для заполнения при завершении процесса оценки. Если галочка активна, HR-специалист не сможет завершить оценку пока не заполнено для руководителя.

Отображение данных в таблице отчетаОтображение данных в таблице отчета

22. Объединять колонки с анонимными данными и усреднять по ним значения. Если опция активна, HR-специалист может [объединять оценки от анонимных респондентов в одну колонку. При этом объединять можно только колонки респондентов с одинаковыми ролями, например, коллег или подчиненных. Оценки в объединенной колонке будут приведены к среднему значению.

23. Выводить общий комментарий при опросе и в отчете. Эта опция добавляет поле «Общий комментарий» в карточку оценки и в итоговый отчет. Так, в процессе оценки респондент сможет оставить общий комментарий, который HR-специалист, сотрудник и руководитель увидят в отчете.

24. Не выводить в отчете для оцениваемого привлеченных к оценке респондентов, кто проигнорировал и отказался от оценки. Опция влияет только на отчет сотрудника. Если опция включена, то в своем отчете сотрудник не увидит колонки с теми респондентами, кто отказался от оценки или проигнорировал ее.

Если сотрудник проигнорировал свою же оценку или отказался от нее, то он будет видеть свою колонку в отчете. Администратору и HR-специалисту колонки отказавшихся также будут видны.

25. Не выводить в отчете для руководителя привлеченных к оценке респондентов, кто проигнорировал и отказался от оценки. Опция влияет только на отчет руководителя. Если опция включена, то в своем отчете руководитель не увидит колонки с теми респондентами, кто отказался от оценки или проигнорировал ее.

Если оцениваемый проигнорировал свою же оценку или отказался от нее, то руководитель все равно будет видеть его колонку в своем отчете. Администратору и HR-специалисту колонки отказавшихся также будут видны.