Использование модуля

В этой статье описаны этапы работы с модулем: от подготовки до получения итогового отчета. Кроме того, в статье показаны примеры корпоративных и личных целей, а также их критериев.

Дополнительно вы можете ознакомиться со схемами процессов и примерами постановки целей по этой ссылке.

Определение целейОпределение целей

До начала работы с модулем в компании стоит провести стратегическую сессию. Стратсессия нужна, чтобы руководство компании сформулировало долгосрочные корпоративные цели. Это могут быть количественные и качественные цели, стратегические или операционные и так далее. Модуль «УЦ. Каскад» подойдет для любых типов целей.

Примеры корпоративных целей, с которыми можно работать в УЦ. Каскад:

• Диверсификация продаж, выход на иностранные рынки

• Внедрение системы обучения в компании на основе потребностей сотрудников

• Увеличение юзабилити сайта компании

• Обеспечение объема продаж коробочных продуктов в размере 16 000 000 рублей

При составлении целей можно ориентироваться на методику OKR — она максимально удобна для постановки целей с помощью модуля. В данном случае амбициозные цели — это те цели, которые компания выявила в ходе стратсессии, а ключевые результаты — это критерии к целям.

Старт работы с модулемСтарт работы с модулем

Распределение ролейРаспределение ролей

Когда цели определены, можно начинать работу с модулем. И первый шаг здесь — распределение ролей сотрудников: кто будет администрировать и контролировать процесс. Всего в модуле есть 6 ролей пользователей:

1. Сотрудник

2. Руководитель подразделения

3. Функциональный руководитель

4. Директор

5. Администратор модуля

6. Сотрудник внутреннего контроля

Выбрать сотрудников нужно для таких ролей как администратор и сотрудник внутреннего контроля (пункты 5-6).

• Администратор модуля (администратор процесса) — это пользователь с полным доступом ко всем функциям УЦ. Каскад. Этот сотрудник координирует процесс постановки целей и является финальным звеном в утверждении целей и отчетов об их достижении.

• Сотрудник внутреннего контроля — вспомогательная роль. На нее можно назначить пользователя, который будет помогать администратору следить за процессом целеполагания. У сотрудника внутреннего контроля есть полный доступ ко всем разделам модуля, но только как у читателя. Добавлять и редактировать какие-либо данные он не может.

Сотрудники, руководители подразделений и директор не являются административными ролями. Модуль выявляет их автоматически на основе оргструктуры Битрикс24, поэтому пользователей для этих ролей не нужно указывать самостоятельно. Функциональный руководитель также не административная роль — о нем будет написано ниже. Подробнее о ролях и о настройках доступа читайте в отдельной статье.

Заполнение справочника целейЗаполнение справочника целей

Когда роли распределены, в модуль нужно занести цели, выявленные в ходе стратегической сессии. Это задача администратора портала и администратора модуля.

Для начала важно создать типы целей, например, «Стратегические цели» или «Цели отдела продаж». Доступ к созданию и редактированию типов целей есть только у администраторов портала. Инструкцию о том, как создать/изменить тип цели вы можете найти здесь.

Когда типы созданы, администратор модуля может начать заполнение справочника целей. Для этого нужно перейти в раздел «Каталог целей» и нажать кнопку «Добавить цель». В процессе добавления цели выполняется ее настройка:

• тип

• вес (значимость цели)

• разрешение/запрет на каскадирование

• видимость цели для сотрудников

Более подробно о создании целей написано в отдельной статье. Когда справочник целей заполнен, можно переходить к добавлению процессов целеполагания.

Создание процессовСоздание процессов

Процесс целеполагания — это срок, за который компания планирует достичь цели. Модуль позволяет создавать процессы длительностью в квартал, полгода или год. Длительность процесса стоит выбирать исходя из того, какие цели себе поставила компания. О том, как определить сроки процесса написано в отдельной статье.

Создание процессов происходит в соответствующем разделе модуля. Для каждого процесса администратор может настроить следующие параметры:

• длительность

• кол-во дней на составление и согласование целей

• периодичность отчетов о достижении целей (неделя, две недели, месяц, квартал, полугодие)

• кол-во дней на составление и согласование отчетов

• дату отложенного старта

• дату запуска финальной оценки

• максимальный процент выполнения

Подробнее о добавлении процессов вы можете узнать из отдельной статьи. Когда все нужные процессы созданы, можно переходить к их запуску.

Запуск процессовЗапуск процессов

Итак, к данному моменту в модуль внесены цели, которых будет достигать компания, и процессы достижения этих целей. Теперь процессы нужно запустить, то есть начать целеполагание.

В первую очередь компания должна определить, какие подразделения будут участвовать в достижении тех или иных целей. Например, если у компании есть цель «Обеспечение объема продаж коробочных продуктов», за ее выполнение может отвечать отдел продаж и отдел рекламы.

Когда подразделения выбраны, к ним нужно привязать процессы. К примеру, планируется, что отдел рекламы должен достичь цели за полгода, а отдел продаж — за год. Тогда для каждого отдела нужно указать процесс с соответствующей длительностью. Привязка процессов выполняется через организационную структуру Битрикс24.

Перед запуском процесса важно настроить функциональную подчиненность, если такая есть в компании. Для этого администратор модуля должен указать функционального руководителя и его подчиненных.

Функциональный руководитель — руководитель, который определяется не оргструктурой, а функциональными обязанностями. Пользователь с этой ролью указывается на усмотрение компании. Например, согласно оргструктуре менеджер по продажам подчиняется руководителю отдела продаж. При этом функциональным руководителем менеджера может быть директор по маркетингу, который проводит обучение по продуктам.

Функциональный руководитель согласует цели и отчеты своих подчиненных, а также может добавлять в их карточки новые цели.

Когда все приготовления выполнены, администратор модуля может запускать процессы для подразделений. Для этого предназначена вкладка «Контроль процессов» — о работе с ней вы можете прочитать здесь.

После запуска процесса подразделение начинает движение к достижению целей. Руководители ставят цели себе и своим подчиненным, после чего цели проходят через согласование.

Заполнение и согласование карточек целейЗаполнение и согласование карточек целей

Как только процесс запущен, в разделе «Цели» автоматически создаются карточки целей для всех сотрудников подразделения.

Карточка целей — это слайдер, где пользователь ставит цели себе и/или подчиненным, указывает критерии достижения этих целей и их вес.

В карточке предусмотрен раскрывающийся список из целей, которые были добавлены в модуль. Пользователи должны выбрать те цели, за достижение которых отвечает их подразделение.

К этим целям они самостоятельно прописывают критерии — задачи, которые нужно решить для достижения цели. Также у каждой цели указывается вес, то есть приоритетность.

Примеры критериев для целей:

Корпоративная цель	Критерии достижения
Диверсификация продаж, выход на иностранные рынки	Получить от 2-х потенциальных клиентов (сделка в CRM) суммарно на 1 200 000 рублей за 1-й квартал по линии прямых продаж
Внедрение системы обучения в компании на основе потребностей сотрудников	Опросить 80% сотрудников, чтобы определить 3 ключевые компетенции, которые необходимо развивать; провести 3 тренинга по ключевым компетенциям в одном отделе со средней оценкой удовлетворенности >80%
Увеличение юзабилити сайта компании	Сделать редизайн визуальных эффектов и макета сайта; увеличить скорость загрузки на 20%; увеличить среднее время посещения сайта на 20%
Обеспечение объема продаж коробочных продуктов в размере 16 000 000 рублей	Обеспечить объем продаж в 7 000 000 за 1-й квартал по линии партнерских продаж; обеспечить объем продаж в 9 000 000 за 1-й квартал по линии прямых продаж

Если карточку заполняет руководитель, он может каскадировать цели своим подчиненным, то есть передавать им ответственность за выполнение критерия.

В карточках подчиненных каскадированные цели выделяются серым цветом, их нельзя удалить или изменить. Получается, что у обычных сотрудников меньше влияния на постановку корпоративных целей, так как это задача руководства.

При этом любые пользователи могут добавлять в свои карточки индивидуальные цели, связанные с работой. Для этих целей также указываются критерии достижения и вес.

Примеры индивидуальных целей и их критериев:

Индивидуальная цель	Критерии достижения
Пройти курс «Разработка ИПР для сотрудников»	Выполнить 5 из 5 тестов курса; создать тестовую ИПР для сотрудников отдела разработки
Провести интервью с партнерами для статьи на vc.ru	Составить чек-лист вопросов; провести интервью с 5-ю партнерами
Составить контент-план для всех соцсетей на следующий квартал	К 20.05.2025 подготовить контент-план для ВК, Телеграм и блога на сайте компании
Разработать план тренинга для HR-отдела, отдела продаж и отдела ИТП	Провести опрос сотрудников отделов, выявить 3 основные компетенции для развития на тренинге; изучить методические материалы прошедших тренингов
Сократить время завершения проектов на 15%	Активно участвовать как минимум в 80% командных встреч; курировать младших коллег и помогать им улучшать свою производительность; улучшить навыки обратной связи и постановки задач; внедрить сервис для автоматизации рутинных задач

Когда карточки целей заполнены, они отправляются на согласование. Согласование происходит по схеме ниже (этапы выделены зеленым цветом). При согласовании карточек их можно корректировать и отправлять пользователю на доработку со своим комментарием.

Когда пользователю утверждают карточку целей, в отчетный период в модуле автоматически создается карточка оценки. Она нужна для того, чтобы сотрудник фиксировал свой прогресс.

В зависимости от настроек, первую карточку оценки нужно заполнить через неделю/2 недели/месяц/квартал/полугодие после старта процесса. До этого времени все задействованные сотрудники работают над достижением утвержденных целей.

Заполнение и согласование карточек оценкиЗаполнение и согласование карточек оценки

Через заданный период все сотрудники, которые работают над достижением целей, должны составить отчет о своем прогрессе. Для этого предназначена карточка оценки.

Карточка оценки выглядит как слайдер, где сотрудник оставляет комментарий о проделанной работе и указывает процент достижения цели.

Когда оценки заполнены, они отправляются на согласование. Этапы согласования такие же, как и для карточек целей. На схеме ниже этапы выделены зеленым цветом.

Если отчетных периодов несколько, например, отчеты составляются ежемесячно, то процесс заполнения и согласования оценок будет повторяться.

Когда процесс завершается и все сотрудники отчитались о прогрессе, можно подводить итоги по поставленным целям.

Подведение итоговПодведение итогов

Каждый раз, когда сотруднику утверждают карточку оценки, прогресс из нее попадает в сводный отчет. В результате можно отслеживать средние показатели прогресса в достижении целей: корпоративных и индивидуальных.

Руководство может опираться на результаты отчета для разработки финансовых стимулов. Это касается подразделений, которые успешно достигли или перевыполнили корпоративные цели.