Создание и редактирование процессов

Как определиться со сроками процесса

При создании процесса важно учитывать следующее. Когда процесс запущен, пользователи ставят цели и указывают критерии их достижения. После этого формулировки целей и их критерии нельзя будет изменить пока процесс не завершится. При этом в модуле есть возможность изменить комментарий к цели — подробнее об этом читайте здесь.

Процесс на год

Если цели стабильные и их критерии не нужно регулярно пересматривать, то имеет смысл создать процесс сразу на год. Такой срок подойдет, когда у компании есть уверенность, что в течение года критерии к целям не будут меняться, либо будут меняться незначительно. Для незначительных изменений удобно использовать опцию временного окна для корректировки целей.

Процесс на квартал/полугодие

Бывают случаи, когда цель и ее критерии нужно периодически пересматривать из-за экономических, технологических, рыночных и других факторов. В такой ситуации лучше создавать процессы на квартал или полгода — по истечении 3/6 месяцев можно запустить новый процесс и задать другие цели, или критерии их достижения.

Для удобства пользователей при перезапуске процесса карточки будут уже заполнены предыдущими утвержденными целями. Перед согласованием их можно скорректировать или удалить.

Создание процесса

Создавать и редактировать процессы могут только администраторы модуля. О настройке доступа для этой группы пользователей написано в отдельной статье.

Перейдите в раздел «Процессы» и нажмите кнопку «Добавить настройки». В открывшемся слайдере вы увидите параметры процесса.

Совет

Под каждым полем находятся даты, которые автоматически пересчитываются исходя из настроек полей. Эти даты помогут лучше сориентироваться в настройках процесса, понять сроки создания и заполнения карточек целей/оценок и так далее.

На слайдере доступны следующие настройки:

Название. Наименование процесса. Например «Процесс на год, отчеты за полугодие» или «Процесс для HR, маркетинга и отдела продаж».
Длительность процесса. В этом поле указывается срок длительности процесса: квартал, полугодие или год.

Обратите внимание, что все периоды являются календарными. Например, если процесс запускается 1-го января 2025 на год, то последним днем процесса будет 31 декабря 2025. Если процесс запускается 1-го марта 2025 на год, то последним днем процесса также будет 31 декабря 2025. В первом случае процесс будет длиться 12 месяцев, а во втором — 10.

Дней на составление целей. Количество рабочих дней, за которое пользователи должны заполнить свои карточки целей и отправить на согласование. Минимум 1, максимум 14.

Дней на согласование целей. Количество рабочих дней, за которое руководители должны согласовать и утвердить карточки целей. Минимум 1, максимум 14.
Период отчетности во время процесса. В этом поле указывается периодичность, с которой пользователи должны заполнять свои карточки оценки, то есть отчитываться о прогрессе в достижении целей. Через выбранный период модуль будет создавать карточки оценки, чтобы сотрудники могли зафиксировать в них свой прогресс.

Периодичность может быть следующей:

неделя — карточки оценок заполняются и согласуются еженедельно. Дедлайн заполнения и согласования — пятница.
2 недели — карточки оценок заполняются и согласуются каждые 2 недели. Дедлайн заполнения и согласования — пятница.
месяц — карточки оценок заполняются и согласуются каждый месяц. Дедлайн заполнения и согласования — последний рабочий день месяца.
квартал — карточки оценок заполняются и согласуются раз в квартал. Дедлайн заполнения и согласования — последний рабочий день квартала.
полугодие — карточки оценок заполняются и согласуются раз в полгода. Дедлайн заполнения и согласования — последний рабочий день полугодия.

Обратите внимание, что количество значений в данном поле зависит от длительности процесса. Например, если процесс длится всего квартал, то отчеты не могут составляться каждые полгода или каждый квартал.

Дней на составление оценки. С помощью этого поля настраивается срок заполнения карточек оценки, а точнее — дата создания карточек, с которой их можно начать заполнять. Дата к которой нужно заполнить карточки оценки настраивается с помощью следующего поля, об этом написано ниже.

Для выбора может быть доступно шесть значений:

Карточки оценки создаются сразу сначала отчетного периода. Это значит, что самая первая карточка оценки сотрудника будет создана как только утвердят его карточку целей. А последующие карточки оценки будут создаваться за 1 рабочий день до старта их согласования. Например, если согласование начинается 2 апреля, то карточки будут созданы 1 апреля.
Карточки оценки создаются за 1 день до старта согласования. Самая первая карточка оценки сотрудника и все последующие карточки оценки будут создаваться за 1 рабочий день до старта их согласования.
Карточки оценки создаются за 2 день до старта согласования. Самая первая карточка оценки сотрудника и все последующие карточки оценки будут создаваться за 2 рабочих дня до старта их согласования.

Карточки оценки создаются за 3 день до старта согласования. Самая первая карточка оценки сотрудника и все последующие карточки оценки будут создаваться за 3 рабочих дня до старта их согласования.
Карточки оценки создаются за 4 день до старта согласования. Самая первая карточка оценки сотрудника и все последующие карточки оценки будут создаваться за 4 рабочих дня до старта их согласования.
Карточки оценки создаются за 5 день до старта согласования. Самая первая карточка оценки сотрудника и все последующие карточки оценки будут создаваться за 5 рабочих дней до старта их согласования.

Обратите внимание, что количество значений в списке зависит от того, какова периодичность отчетов. Например, если отчеты составляются еженедельно, то в данном поле будет не шесть значений, а три:

Дней на согласование оценки. В этом поле указывается количество рабочих дней, за которое руководители должны согласовать и утвердить карточки оценки. Минимум 1, максимум 5.

Также с помощью этого поля высчитывается дедлайн для заполнения карточек оценок. Например, если срок согласования оценок — 2 мая, то заполнить карточки оценки нужно за N рабочих дней до этой даты. Количество рабочих дней (N) указывается в поле выше (п. 6).

В поле можно указать значение от 1 до 5. Обратите внимание, что количество значений для выбора зависит от периодичности отчетов. Например, если в поле «Период отчетности» выбрано значение «Неделя», то в выпадающем списке будет только три значения, а не пять.

Запуск финальной оценки за, дней. Здесь можно настроить дедлайн готовности самых последних карточек оценки. В поле указывается за сколько рабочих дней до завершения процесса нужно заполнить и согласовать карточки. Минимальное количество дней 1, максимальное — 30.

Например, процесс заканчивается 31 декабря 2025, а запуск финальной оценки должен начаться за 7 рабочих дней до этой даты. Значит, карточки оценки должны быть заполнены и согласованы к 22 декабря 2025.

Временное окно для корректировки целей, дней. Эта опция нужна в тех случаях, когда в течение процесса требуется корректировать путь к достижению цели (критерии, задачи, шаги и тд). Например, если на цель повлияли экономические факторы.

В каждой карточке цели есть поле «Комментарий», которое компания может использовать по своему усмотрению, например, как уточнение критериев или как описание конкретных шагов для достижения цели. Если опция временного окна включена, то данное поле становится возможным отредактировать до/после отчетного периода, т.е. до срока согласования карточек оценки.

В поле можно выбрать сколько рабочих дней будет у пользователей на корректировку комментария. В модуле предусмотрены значения от -20 до
20. При этом количество значений для выбора зависит от полей «Длительность процесса» и «Период отчетности во время процесса».

Отрицательные числа означают, что срок на корректировку предоставляется до отчетного периода. Например, значение -5 будет означать, что сотрудники могут скорректировать комментарий в течение 5-ти дней до срока согласования карточек оценки.

Положительные числа означают, что срок на корректировку предоставляется после отчетного периода. Например, значение 5 будет означать, что сотрудники могут скорректировать комментарий в течение 5-ти дней после срока согласования карточек оценки.
Значение 0 означает, что корректировка комментария отключена. Подробнее о работе данной опции читайте здесь.

Максимальный процент выполнения. Здесь указывается максимально возможный процент выполнения цели, который пользователь может указать в своей карточке оценки. К примеру, сотрудник может указать 110% достижения — это будет означать, что план перевыполнен.

Дата отложенного запуска. При необходимости здесь можно настроить отложенный запуск процесса. В поле нужно указать дату, когда процесс должен начаться.

Редактирование и удаление процесса

Чтобы отредактировать процесс нажмите на бургер-меню (≡) рядом с нужным названием и выберите «Изменить». В открывшемся слайдере внесите изменения и нажмите «Сохранить».

Чтобы удалить процесс нажмите на бургер-меню (≡) и выберите «Удалить».

Обратите внимание, что если процесс запущен, изменить его параметры нельзя. Вы можете отредактировать только период составления отчетности и временное окно для корректировки целей.