Карточка целей

Когда процесс целеполагания запущен, сотрудники подразделения могут приступать к заполнению карточек целей. Эти карточки модуль автоматически создает в момент запуска процесса. С помощью карточек целей происходит постановка целей, каскадирование, а также корректировка критериев к целям.

В течение одного процесса у сотрудника может быть только одна карточка целей.

Если в настройках модуля включены уведомления, то всем сотрудникам, для которых запущен процесс, придет сообщение о необходимости заполнить карточку целей:

Обзор карточки целейОбзор карточки целей

Карточки целей модуль создает автоматически после запуска процесса. Все карточки находятся в разделе «Цели». Обычные пользователи видят в данном разделе только свои карточки, руководители — свои карточки и карточки подчиненных, администраторы — карточки всех сотрудников.

Рядом с карточками пользователь может увидеть красный индикатор. Для сотрудника он означает, что нужно заполнить свою карточку. Для руководителя — что нужно заполнить свою карточку и проконтролировать заполнение карточек подчиненных. Также для руководителя, директора и администратора индикатор рядом с карточкой другого сотрудника означает, что карточку нужно согласовать/утвердить.

Чтобы быстро отобрать нужные карточки из списка можно воспользоваться фильтрами:

• Прямых подчиненных — В списке отобразятся только карточки целей прямых подчиненных пользователя (если они есть).

• Мои цели — В списке отобразятся только карточки целей самого пользователя.

• Требуется действие — В списке отобразятся только те карточки, которые пользователю нужно заполнить, согласовать и/или утвердить (если они есть).

Для удобства пользователей в списке карточек отображается крайний срок заполнения/согласования. Если сроки составления или согласования истекли, индикатор будет подсвечен красным цветом.

Чтобы открыть карточку нужно кликнуть на имя сотрудника. Рассмотрим, из каких элементов состоит карточка целей.

Статусы карточкиСтатусы карточки

В самом верху карточки находится строка статусов. Здесь пользователь может узнать, на каком этапе согласования находится его карточка. У карточки целей может быть шесть статусов:

1. Составление. Пользователи ставят цели себе и своим подчиненным, каскадируют цели, указывают критерии их выполнения и вес.

2. Согласует руководитель. Прямой руководитель сотрудника проверяет и согласует цели.

3. Согласует функциональный руководитель. Функциональный руководитель сотрудника проверяет и согласует цели. Функциональный руководитель указывается в настройках модуля.

4. Согласует директор. Цели согласует руководитель на уровень выше — тот, у кого в подчинении находится прямой руководитель сотрудника (владельца карточки).

5. Утверждает администратор. Администратор модуля проверяет и утверждает цели.

6. Утверждено. Карточка утверждена, цели, критерии и вес больше нельзя редактировать. Информация об утвержденных целях появляется в профиле сотрудника Битрикс24.

Сразу после утверждения целей для пользователя может быть создана первая карточка оценки, где он будет указывать свой прогресс. Для этого в настройках процесса должна быть выбрана соответствующая опция.

Информация о карточке и процессеИнформация о карточке и процессе

Ниже находится блок с общей информацией о владельце карточки и процессе. Здесь можно увидеть следующие элементы:

1. Ответственный. В этом блоке указан пользователь, для которого создана карточка.

2. Делегат. Здесь владелец карточки (ответственный) может делегировать заполнение своей карточки другому сотруднику. Это может быть любой сотрудник компании, не имеет значения запущен для него процесс или нет. Сотрудник получит полный доступ к целям пользователя и заполнению его карточки.

Привлечь делегата можно только на данном шаге, то есть при заполнении карточки целей. Для заполнения карточек оценок делегата привлекать нельзя. После того как карточка целей утверждена, делегат автоматически теряет к ней доступ.

3. Данные о процессе. В этом блоке показаны дедлайны заполнения карточек целей и оценок, а также общие сроки процесса.

Обратите внимание, что в поле «Срок согласования отчета» может быть прочерк. Это значит, что карточка оценки еще не создана, поэтому срока согласования отчета пока нет.

Как только карточка оценки будет создана в этом поле появится срок ее согласования:

Если в настройках процесса включена опция корректировки целей, то после утверждения карточки целей в ней появится информация о сроках корректировки:

Также, когда карточка целей утверждена, в ней отображается блок с прогрессом по цели. Этот прогресс сотрудники фиксируют в карточках оценки, но он также отображается в их карточках целей.

Блок для добавления целейБлок для добавления целей

Ниже в карточке находится блок для добавления целей. Здесь указывается сама цель, ее критерии и вес. Кроме того, пользователь может указать связанные с целью файлы, задачи и отделы.

КомментарийКомментарий

В самом низу находится поле для комментариев. Здесь руководители и подчиненные могут общаться о постановке целей и делиться правками.

Заполнение карточки целейЗаполнение карточки целей

Рассмотрим, как добавлять цели в карточку. Для этого нажмите кнопку «Добавить цель».

Для заполнения будут доступны следующие поля:

1. Тип цели. Здесь нужно выбрать категорию цели, например «Стратегические цели» или «Цели HR-отдела». Данное поле обязательно для заполнения.

По умолчанию в списке есть тип «Индивидуальные цели». Этот тип нельзя удалить или изменить, он всегда доступен пользователям. Если выбран этот тип цели, сотрудник должен в свободной форме сформулировать цель для себя.

Пример индивидуальных целей и их критериев

2. Цель/Задача. Когда тип выбран, в этом поле указывается конкретная цель из списка. Данное поле обязательно для заполнения. Название поля можно изменить в настройках модуля.

Пример корпоративных целей и критериев

Чтобы пользователи видели все нужные цели, к ним должен быть открыт доступ. О настройке доступа к целям написано здесь.

По умолчанию в карточку можно добавить максимум 10 целей. Изменить это ограничение может администратор модуля в настройках.

3. Критерии выполнения. В этом поле указываются критерии к цели, то есть задачи, которые нужно решить для ее достижения. Критерии формулирует сам пользователь. Поле обязательно для заполнения. Название поля можно изменить в настройках модуля.

В одном поле можно указать сразу несколько критериев. Кроме того, одну и ту же цель можно добавить в карточку несколько раз и указать для нее разные критерии. Второй способ удобен, когда разные задачи по цели нужно каскадировать разным сотрудникам.

Каскадирование одной цели с разными критериями

Например, аккаунт-директор два раза добавляет в карточку цель «Обеспечение объема продаж коробочных продуктов».

Первый критерий этой цели звучит так: «Добиться объема продаж в размере 16 млн за 1-й квартал 2025». Цель с этим критерием аккаунт-директор каскадирует ниже — на руководителя отдела прямых продаж.

Второй критерий цели звучит так: «Добиться объема продаж в размере 8 млн за 1-й квартал 2025». Этот критерий аккаунт-директор каскадирует на руководителя отдела партнерских продаж.

Получается, что двум отделам поставлена одна и та же цель, но с разными критериями: добиться продаж на 16 и 8 миллионов.

4. Комментарий. Данное поле является вспомогательным и не обязательно к заполнению. Поле можно использовать в качестве дополнительного критерия к цели или собственных заметок к цели. Название поля можно изменить в настройках модуля.

Если соответствующая опция включена, сотрудники могут периодически редактировать комментарий. Это удобно в тех случаях, когда критерии достижения цели нужно время от времени пересматривать. Подробнее об этом написано ниже.

5. Вес. С помощью веса указывается приоритетность цели. Поле обязательно для заполнения. Суммарный вес всех целей в карточке должен быть равен 100 — только после этого карточку можно будет отправить на согласование. Минимально возможный вес одной цели администратор может указать в настройках модуля.

Обратите внимание, что сотрудники могут менять вес каскадированных им целей. Это нужно, чтобы пользователь мог пересмотреть приоритетность целей с учетом своей нагрузки и возможностей.

6. Файл. Дополнительное поле для прикрепления файла, который относится к цели. Для прикрепления доступны файлы в формате .doc, .zip, .xls, .png, .jpg, .mp3 и так далее. Обратите внимание, что прикрепить можно только один файл.

7. Каскадировать. Данная кнопка есть только у пользователей в роли руководителей. Кнопка позволяет автоматически каскадировать цель подчиненному/руководителю в подчинении т.е. передать ответственность за выполнение критерия.

Выбор подчиненных для каскадирования целей

Цель можно каскадировать только тем пользователям, у которых есть карточки целей. В модуле будет показано, если каскадировать цель невозможно:

Когда карточку утвердят, каскадированные цели будут автоматически добавлены в карточки выбранных сотрудников и их нельзя будет удалить или изменить.

При необходимости опцию автоматического каскадирования можно отключить в настройках модуля. При этом у руководителей останется возможность вручную добавлять цели в карточки подчиненных.

8. Зависит от. Здесь можно указать подразделение, которое имеет отношение к выполнению данной цели, например, влияет на ход задач. Опция является вспомогательной и нужна для информирования сотрудников. Выбрать можно любое подразделение, даже если для него не запущен процесс.

Когда карточку утвердят, руководителю указанного подразделения придет следующее уведомление:

По ссылке в уведомлении руководитель сможет перейти в карточку целей, где отметили его подразделение. При этом доступа к редактированию карточки у него не будет, только право на просмотр.

9. Связанные. В это поле можно прикрепить задачи и проекты, которые связаны с целью. Так пользователю может быть проще следить за прогрессом в достижении цели.

Далее в карточке находятся две кнопки:

1. Сохранить цели. Все заполненные поля сохраняются, но карточка не отправляется на согласование.

2. Отправить на согласование. Карточка отправляется на согласование вышестоящему руководителю или на утверждение администратору (если ее отправляет директор).

Карточка с каскадированными целямиКарточка с каскадированными целями

Если опция каскадирования включена, подчиненные могут увидеть в своих карточках цели, недоступные для редактирования. Их на сотрудников каскадировали руководители.

При этом у каскадированной цели пользователь может изменить комментарий и вес. Обратите внимание, что изменения этих полей будут сохранены в карточке того пользователя, которому каскадировали цель. У руководителя вес и комментарий останутся прежними.

Корректировка целейКорректировка целей

Когда карточка целей утверждена, изменить цели и их критерии уже нельзя. Однако в настройках процесса администратор может включить редактирование поля «Комментарий». Эту возможность сотрудники могут использовать, чтобы указать другие критерии целей, шаги к их достижению и любую другую новую информацию по целям.

Данная опция называется временным окном для корректировки целей. До или после отчетного периода у пользователей есть определенное количество рабочих дней, за которое они могут изменить комментарий к цели. В этот период поле будет доступно для редактирования.

После того как комментарий отредактирован, отправлять карточку на повторное согласование не нужно. Изменения комментариев сотрудник, руководитель и администратор могут отслеживать во вкладке «История».

Карточка целей для нового сотрудникаКарточка целей для нового сотрудника

В подразделении может появиться новый сотрудник, когда процесс целеполагания для этого подразделения уже запущен. К этой ситуации относится создание нового пользователя и перевод сотрудника из одного отдела в другой.

В обоих случаях для сотрудника будет автоматически создана карточка целей. Кроме того, пользователю будет поставлена задача заполнить свою карточку. Отключить автоматические создание задач может администратор в настройках модуля.

Вкладка «История»Вкладка «История»

В каждой карточке целей есть вкладка «История». Здесь владельцы карточек, их руководители и администраторы видят все действия, совершенные с карточкой: этапы согласования и комментарии.

Вкладка «Оценки»Вкладка «Оценки»

Когда карточку целей утверждает администратор, для пользователя автоматически создается [карточка оценки]. В ней он будет отмечать свой прогресс по поставленным целям.

Во вкладке «Оценки» пользователь может посмотреть свои карточки оценки и перейти в них для заполнения.

Управление карточками целейУправление карточками целей

В разделе «Цели» администратору модуля доступны расширенные настройки карточек. При нажатии на бургер-меню (≡) слева от имени сотрудника появится меню со следующими опциями:

• Редактировать. Кнопка открывает карточку целей выбранного сотрудника.

• Перезапустить процесс. Опция позволяет вернуть карточку целей в статус «Составление». После этого карточку нужно будет согласовать и утвердить заново. Связанная карточка оценки также будет удалена.

Обратите внимание, что после перезапуска в карточке сохранятся утвержденные цели, критерии, комментарии, веса и настройки каскадирования. Это сделано для удобства — цели можно перезаполнить или заменить на другие.

• Уведомить. При нажатии на кнопку указанному сотруднику придет уведомление о том, что нужно заполнить карточку целей.

• Удалить. Опция позволяет удалить карточку целей. Для корректной работы модуля не рекомендуется удалять карточку, когда процесс запущен.

Экспорт списка целейЭкспорт списка целей

При необходимости любой пользователь может скачать таблицу целей. Для этого предназначена кнопка «Экспорт». При нажатии на кнопку нужно выбрать, каким именно способом экспортировать данные таблицы.

Обратите внимание, что экспортированы будут только те столбцы, которые выбраны для отображения. Чтобы вывести больше столбцов, нажмите на шестеренку в левом верхнем углу.

Кнопка «Экспорт» открывает меню со следующими пунктами:

• В Excel. Список целей будет скачан в виде файла xls, куда попадут все значения и поля, которые отображены у пользователя на странице целей.

• Распечатать. На экране появится окно «Печать» с настройками печати на принтере. Список целей будет распечатан в табличном формате Excel со всеми значениями и полями, которые отображены у пользователя на странице целей.

• Отправить на почту. Документ в формате xls будет отправлен на почту пользователя, которая указана в его профиле Битрикс24. Если почта не указана, появится соответствующее уведомление.