Карточка целей

Когда процесс целеполагания запущен, сотрудники подразделения могут приступать к заполнению карточек целей. Эти карточки модуль автоматически создает в момент запуска процесса. С помощью карточек целей происходит постановка целей, декомпозиция, каскадирование, а также корректировка критериев к целям.

Если в настройках модуля включены уведомления, всем сотрудникам, для которых запущен процесс, придет сообщение о необходимости заполнить карточку целей.

Обзор карточки целейОбзор карточки целей

Карточки целей модуль создает автоматически после запуска процесса. Все карточки находятся в разделе «Цели». Обычные пользователи видят в данном разделе только свои карточки, руководители — свои карточки и карточки подчиненных, администраторы — карточки всех сотрудников.

Рядом с карточкой пользователь может увидеть красный индикатор. Для сотрудника он означает, что нужно заполнить свою карточку. Для руководителя — что нужно заполнить свою карточку и проконтролировать заполнение карточек подчиненных. Также для руководителя, директора и администратора индикатор рядом с карточкой другого сотрудника означает, что карточку нужно согласовать или утвердить.

Чтобы быстро отобрать нужные карточки из списка, воспользуйтесь фильтрами:

• Прямых подчиненных. В списке отобразятся только карточки целей прямых подчиненных пользователя (если они есть).

• Мои цели. В списке отобразятся только карточки целей самого пользователя.

• Требуется действие. В списке отобразятся только те карточки, которые пользователю нужно заполнить, согласовать и/или утвердить (если они есть).

Если в течение процесса в оргструктуре компании происходили изменения и сотрудников переводили в другие отделы/принимали в компанию, то рекомендуется периодически сбрасывать фильтры, чтобы видеть актуальную выборку. Для этого в меню фильтров нажмите на шестеренку >«Вернуть по умолчанию».

Для удобства в списке карточек отображается крайний срок заполнения/согласования. Если сроки составления/согласования истекли, индикатор будет подсвечен красным цветом.

Чтобы открыть карточку, нажмите на имя сотрудника.

Статусы карточкиСтатусы карточки

В верхней части карточки находится строка статусов. Здесь пользователь может узнать, на каком этапе согласования находится его карточка. В интерфейсе статусы отображаются в сокращенном виде:

1. Составление. Пользователи ставят цели себе и своим подчиненным, декомпозируют и каскадируют цели, указывают критерии их выполнения и вес.

2. Согл.рук. Прямой руководитель сотрудника проверяет и согласует цели.

3. Согл.функ.рук. Функциональный руководитель сотрудника проверяет и согласует цели. Функциональный руководитель указывается в настройках модуля.

4. Согл.дир. Цели согласует руководитель на уровень выше — тот, у кого в подчинении находится прямой руководитель сотрудника (владельца карточки).

5. Утвержд.адм. Администратор модуля проверяет и утверждает цели.

6. Утверждено. Карточка утверждена, цели, критерии и вес больше нельзя редактировать. Информация об утвержденных целях появляется в профиле сотрудника Битрикс24.

Информация о карточке и процессеИнформация о карточке и процессе

Ниже строки статусов находится блок с общей информацией о владельце карточки и процессе.

1. Ответственный. В этом блоке указан пользователь, для которого создана карточка.

2. Делегат. Здесь владелец карточки (ответственный) может делегировать заполнение своей карточки другому сотруднику. Это может быть любой сотрудник компании, не имеет значения, запущен для него процесс или нет. Сотрудник получит полный доступ к целям пользователя и заполнению его карточки.

   Привлечь делегата можно только на этапе заполнения карточки целей. Для заполнения карточек оценок делегата привлекать нельзя. После того как карточка целей утверждена, делегат автоматически теряет к ней доступ.

1. Данные о процессе. В этом блоке показаны дедлайны заполнения карточек целей и оценок, а также общие сроки процесса.

Обратите внимание, что в поле «Срок согласования отчета» может быть прочерк. Это значит, что карточка оценки еще не создана, поэтому срока согласования отчета пока нет. Как только карточка оценки будет создана, в этом поле появится срок ее согласования.

Если в настройках процесса включена опция корректировки целей, после утверждения карточки целей в ней появится информация о сроках корректировки:

Когда карточка целей утверждена, в ней отображаются блоки «Время процесса» и «Прогресс». Прогресс сотрудники фиксируют в карточках оценки, но он также отображается в их карточках целей.

Далее располагается область для добавления целей. О добавлении целей написано ниже.

В самом низу карточки расположен блок с комментариями, здесь руководители и подчиненные могут обсуждать постановку целей и делиться правками.

Заполнение карточки целейЗаполнение карточки целей

Ниже в карточке находится таблица для добавления целей. Здесь указывается тип и формулировка цели, критерии, вес, декомпозиция или каскадирование, а также связанные файлы, подразделения и задачи.

Чтобы добавить цель, нажмите «+ Добавить цель».

Для заполнения доступны следующие поля:

1. Тип цели. Здесь нужно выбрать категорию цели, например «Стратегические цели» или «Цели HR-отдела». Данное поле обязательно для заполнения.

По умолчанию в списке есть тип «Индивидуальные цели». Этот тип нельзя удалить или изменить, он всегда доступен пользователям. Если выбран этот тип цели, сотрудник должен в свободной форме сформулировать цель для себя. Пример индивидуальных целей

1. Цель / Задача. Когда тип выбран, в этом поле указывается конкретная цель из каталога. Данное поле обязательно для заполнения. Название поля можно изменить в настройках модуля. Чтобы пользователи видели все нужные цели, к ним должен быть открыт доступ. О настройке доступа к целям написано здесь. По умолчанию в карточку можно добавить максимум 10 целей первого уровня. Изменить это ограничение может администратор модуля в настройках.

1. Критерии выполнения. В этом поле указываются критерии к цели — задачи, которые нужно решить для ее достижения. Критерии формулирует сам пользователь. Поле обязательно для заполнения. Название поля можно изменить в настройках модуля.

   Цели в каталоге могут быть количественными или качественными. Для количественных целей в критерии указывается число (сумма, процент, количество и т. п.), для качественных — текст.

Если в настройках цели разрешена конвертация, то в меню доступен пункт «Сделать качественной/количественной» — он переводит количественную цель в качественную и наоборот.

1. Комментарии. Данное поле является вспомогательным и не обязательно к заполнению. Поле можно использовать в качестве дополнительного критерия к цели или собственных заметок к цели. Название поля можно изменить в настройках модуля. Если соответствующая опция включена, сотрудники могут периодически редактировать комментарий. Это удобно в тех случаях, когда критерии достижения цели нужно время от времени пересматривать. Подробнее об этом написано ниже.

Если поле «Комментарии» не отображается, его можно вывести в настройках списка.

5. Вес. С помощью веса указывается приоритетность цели. Поле обязательно для заполнения. Суммарный вес всех целей первого уровня (основных целей, т.е. не подцелей) в карточке должен быть равен 100. Минимально возможный вес одной цели администратор может указать в настройках модуля.

1. Каскадирование / Декомпозирование. Опция становится доступна после сохранения целей (кнопка «Сохранить цели»). В этой колонке пользователь может дробить цель на подцели для себя (декомпозиция) или передавать подцели другим сотрудникам (каскадирование). Обычным сотрудникам доступна только декомпозиция, каскадирование доступно руководителям.

Чтобы выполнить декомпозицию или каскадирование, нажмите «+» в колонке или выберите пункт «Каскадирование / Декомпозирование» в бургер-меню цели. В результате откроется слайдер выбора сотрудников.

Здесь для каждого сотрудника укажите сколько подцелей нужно создать. Максимальное количество подцелей задается в настройках модуля. Цель можно каскадировать только тем пользователям, у которых есть неутвержденные карточки целей и открыт доступ к цели.

Для созданных подцелей нужно указать, какую долю от общей цели составляет каждая из них. У одной цели сумма долей подцелей должна быть больше или равна 100. Указание долей выглядит по-разному в зависимости от вида основной цели.

Основная цель — количественная:

• Для количественных подцелей % доли будет указан автоматически. Этот % рассчитывается исходя из числа, которое нужно указать в критерии выполнения подцели.

• Для качественных подцелей % доли нужно указать вручную по своему усмотрению.

Пример количественной цели с количественными подцелями

Пример количественной цели со смешанными подцелями

Основная цель — качественная:

• Для качественных и количественных подцелей % доли нужно указать вручную по своему усмотрению.

Пример качественной цели со смешанными подцелями

1. Файл. Дополнительное поле для прикрепления файла, который относится к цели. Для прикрепления доступны файлы в формате .doc, .zip, .xls, .png, .jpg, .mp3 и так далее. Прикрепить можно только один файл.

2. Зависит от. Здесь можно указать подразделение, которое имеет отношение к выполнению данной цели, например влияет на ход задач. Опция является вспомогательной и нужна для информирования сотрудников. Выбрать можно любое подразделение, даже если для него не запущен процесс.

3. Связанные. В это поле можно прикрепить задачи и проекты, которые связаны с целью. Так пользователю может быть проще следить за прогрессом в достижении цели.

Чтобы удалить цель выберите «Удалить» в меню цели. Удалять можно как основные цели, так и подцели. Также цели можно сворачивать, чтобы скрыть вложенные подцели.

После заполнения карточки нажмите «Сохранить цели» — все указанные поля сохранятся. После этого отправьте карточку на согласование. Подробнее в статье «Согласование карточек целей».

Карточка с каскадированными целямиКарточка с каскадированными целями

Если опция каскадирования включена, подчиненные могут увидеть в своих карточках цели, недоступные для редактирования. Их на сотрудников каскадировали руководители.

Каскадированные цели можно каскадировать еще ниже, если у сотрудника есть подчиненные с активными карточками. Также каскадированные цели можно декомпозировать на себя.

У каскадированной цели пользователь может изменить комментарий и вес. Изменения этих полей будут сохранены в карточке того пользователя, которому каскадировали цель. Конвертировать каскадированные цели в качественную/количественную - нельзя.

Корректировка целейКорректировка целей

Когда карточка целей утверждена, изменить цели и их критерии уже нельзя. Однако в настройках процесса администратор может включить редактирование поля «Комментарий». Эту возможность сотрудники могут использовать, чтобы указать другие критерии целей, шаги к их достижению и любую другую новую информацию по целям.

Данная опция называется временным окном для корректировки целей. До или после отчетного периода у пользователей есть определенное количество рабочих дней, за которое они могут изменить комментарий к цели. В этот период поле будет доступно для редактирования.

После того как комментарий отредактирован, отправлять карточку на повторное согласование не нужно. Изменения комментариев сотрудник, руководитель и администратор могут отслеживать во вкладке «История».

Карточка целей для нового сотрудникаКарточка целей для нового сотрудника

В подразделении может появиться новый сотрудник, когда процесс целеполагания для этого подразделения уже запущен. К этой ситуации относится создание нового пользователя и перевод сотрудника из одного отдела в другой. В обоих случаях для сотрудника будет автоматически создана карточка целей.

Если сотрудника перевели из подразделения, где уже был запущен процесс, то его первая карточка цели не пропадет и останется активной. Соответственно, у сотрудника будет сразу 2 карточки целей, по одной на каждое подразделение.

Сотрудник сможет продолжать работу над своими целями из первой карточки, если это требуется. Оценки по этой карточке также будут создаваться. При необходимости администратор может удалить старую карточку, если по ней нужно прекратить работу. Оценки по такой карточке перестанут создаваться и в аналитику по подразделениям данные не попадут.

Если в настройках модуля включена соответствующая опция, то новому пользователю будет поставлена задача заполнить свою карточку.

История и ОценкиИстория и Оценки

В каждой карточке целей есть вкладка «История». Здесь владельцы карточек, их руководители и администраторы видят все действия, совершенные с карточкой: этапы согласования, изменения целей и комментарии.

Во вкладке «Оценки» пользователь может посмотреть свои карточки оценки и перейти в них для заполнения. Вкладка «Оценки» появляется на утвержденной карточке целей наряду с вкладками «Цели» и «История» — см. выше.

Управление карточками целейУправление карточками целей

В разделе «Цели» администратору модуля доступны расширенные настройки карточек. При нажатии на бургер-меню (≡) слева от имени сотрудника появится меню со следующими опциями:

• Редактировать. Кнопка открывает карточку целей выбранного сотрудника.

• Перезапустить процесс. Опция позволяет вернуть карточку целей в статус «Составление». После этого карточку нужно будет согласовать и утвердить заново. Связанная карточка оценки также будет удалена. После перезапуска в карточке сохранятся утвержденные цели, критерии, комментарии, веса и настройки каскадирования. Это сделано для удобства — цели можно перезаполнить или заменить на другие.

• Уведомить. При нажатии на кнопку указанному сотруднику придет уведомление о том, что нужно заполнить карточку целей.

• Удалить. Опция позволяет удалить карточку целей. Для корректной работы модуля не рекомендуется удалять карточку, когда процесс запущен.

Экспорт списка целейЭкспорт списка целей

При необходимости любой пользователь может скачать таблицу целей. Для этого предназначена кнопка «Экспорт». При нажатии на кнопку нужно выбрать, каким именно способом экспортировать данные таблицы.

• В Excel. Список целей будет скачан в виде файла xls, куда попадут все значения и поля, которые отображены у пользователя на странице целей.

• Распечатать. На экране появится окно «Печать» с настройками печати на принтере. Список целей будет распечатан в табличном формате Excel со всеми значениями и полями, которые отображены у пользователя на странице целей.

• Отправить на почту. Документ в формате xls будет отправлен на почту пользователя, которая указана в его профиле Битрикс24. Если почта не указана, появится соответствующее уведомление.