Карточка оценки

Карточка оценки нужна для того, чтобы фиксировать прогресс в достижении целей. Модуль автоматически создает карточку оценки, когда наступает отчетный период. Например, если прогресс длится год, а отчитываться о прогрессе нужно раз в месяц, модуль будет создавать новые карточки оценки ежемесячно в течение года. Соответственно, у одного сотрудника может быть несколько карточек оценок в течение одного процесса.

Указать, в какой момент отчетного периода должны создаваться карточки оценки, можно в настройках процесса. Подробнее об этом написано в отдельной статье.

Если в настройках модуля включены уведомления, то как только новая карточка оценки будет создана, сотрудникам придет сообщение о необходимости ее заполнить.

Периодичность оценокПериодичность оценок

Заполнять карточку оценки нужно с той периодичностью, которая указана в настройках процесса. Периодичность может быть следующей:

• неделя — карточки оценок заполняются и согласуются еженедельно. Дедлайн заполнения и согласования — пятница.
• 2 недели — карточки оценок заполняются и согласуются каждые 2 недели. Дедлайн заполнения и согласования — пятница.
• месяц — карточки оценок заполняются и согласуются каждый месяц. Дедлайн заполнения и согласования — последний рабочий день месяца.
• квартал — карточки оценок заполняются и согласуются раз в квартал. Дедлайн заполнения и согласования — последний рабочий день квартала.
• полугодие — карточки оценок заполняются и согласуются раз в полгода. Дедлайн заполнения и согласования — последний рабочий день полугодия.

Обзор карточки оценкиОбзор карточки оценки

Все карточки находятся в разделе «Оценки». Обычные пользователи видят в данном разделе только свои карточки, руководители — свои карточки и карточки подчиненных, администраторы — карточки всех сотрудников.

Рядом с карточками пользователь может увидеть красный индикатор. Для сотрудника он означает, что нужно заполнить свою карточку. Для руководителя — что нужно заполнить свою карточку и проконтролировать заполнение карточек подчиненных. Также для руководителя, директора и администратора индикатор рядом с карточкой другого сотрудника означает, что карточку нужно согласовать или утвердить.

Чтобы быстро отобрать нужные карточки из списка, можно воспользоваться фильтрами:

• Прямых подчиненных — в списке отобразятся только карточки оценки прямых подчиненных пользователя (если они есть).
• Мои оценки — в списке отобразятся только карточки оценки самого пользователя.
• Требуется действие — в списке отобразятся только те карточки, которые пользователю нужно заполнить, согласовать или утвердить (если они есть).

Если в течение процесса в оргструктуре компании происходили изменения и сотрудников переводили в другие отделы/принимали в компанию, то рекомендуется периодически сбрасывать фильтры, чтобы видеть актуальную выборку. Для этого в меню фильтров нажмите на шестеренку > «Вернуть по умолчанию».

Для удобства пользователей в списке карточек отображается крайний срок заполнения или согласования. Если сроки составления или согласования истекли, индикатор будет подсвечен красным цветом.

Статусы карточкиСтатусы карточки

В самом верху карточки находится строка статусов. Здесь пользователь может узнать, на каком этапе согласования находится его карточка. У карточки оценки может быть шесть статусов:

1. Составление. Пользователи оставляют комментарии о проделанной работе и указывают процент прогресса по каждой цели.
2. Согласует руководитель. Прямой руководитель сотрудника проверяет и согласует результат.
3. Согласует функциональный руководитель. Функциональный руководитель сотрудника проверяет и согласует результат. Функциональный руководитель указывается в настройках модуля.

4. Согласует директор. Результат согласует руководитель на уровень выше — тот, у кого в подчинении находится прямой руководитель сотрудника (владельца карточки).
5. Утверждает администратор. Администратор модуля проверяет и утверждает результат.
6. Утверждено. Карточка утверждена, комментарии и прогресс больше нельзя изменить. Прогресс пользователя автоматически попадает в сводный отчет о достижении целей.

Информация о карточке и процессеИнформация о карточке и процессе

Ниже находится блок с общей информацией о владельце карточки и процессе. Здесь можно увидеть следующие элементы:

1. Оцениваемый. В этом блоке указан пользователь, для которого создана карточка.

2. Данные о процессе. В этом блоке показаны дедлайны заполнения карточек оценки, а также общие сроки процесса.

Если в настройках процесса включена опция корректировки целей, то в карточке оценки отобразится информация о сроках корректировки. Сама корректировка выполняется в карточке целей, подробнее об этом написано в отдельной статье.

3. Прогресс по целям. Здесь отображаются две шкалы:

   • Время процесса. Эта шкала нужна для контроля за сроками процесса. Синий цвет — это процент уже прошедшего времени. Серый цвет — оставшееся время до завершения процесса. Шкала заполняется автоматически с течением времени.

   • Прогресс. Здесь отображается общий прогресс сотрудника по всем целям. Когда пользователь указывает свой прогресс по каждой цели, модуль высчитывает среднее значение, которое отображается на данной шкале.

Блок для фиксирования результатовБлок для фиксирования результатов

Ниже в карточке находится блок для фиксирования результатов. Здесь выводятся все поставленные сотруднику цели, а также поля для комментария и прогресса. Кроме того, пользователь может просматривать связанные с целью файлы, задачи и подразделения.

Чтобы настроить набор колонок в таблице, нажмите на шестеренку в левом верхнем углу.

Через бургер-меню цели можно открыть карточки оценок или карточки целей связанных сотрудников.

КомментарийКомментарий

В самом низу находится поле для комментариев. Здесь руководители и подчиненные могут общаться о прогрессе в достижении целей и делиться правками.

Заполнение карточкиЗаполнение карточки

Рассмотрим, как указывать прогресс в карточке. Для этого слайдер нужно прокрутить вправо до конца. Для заполнения будут доступны следующие поля:

1. Процент выполнения. В этом поле сотрудник должен указать процент достижения цели на данный момент. Для количественных целей поле заполняется автоматически исходя из результата. Для качественных целей поле нужно заполнить вручную. Прогресс по качественной цели НЕ может быть ниже значения из предыдущей оценки (если такая есть). Если цель количественная, то прогресс по ней МОЖЕТ быть ниже предыдущего значения.

2. Результат. Здесь пользователь указывает фактический результат по цели. Для количественных целей в поле вводится число (сумма, процент, количество и т.п.), для качественных — текстовое описание выполненной работы.

Как только сотрудник указывает свой прогресс по целям, модуль высчитывает среднее значение и выводит его в шкале «Прогресс» выше.

При необходимости в карточку можно прикрепить файл, подтверждающий прогресс по цели.

Также пользователь может указать необязательный комментарий о работе, выполненной в рамках цели. Поле доступно для заполнения только владельцу карточки. Руководитель, директор и администратор не могут заполнять данное поле. При этом у них есть возможность менять процент выполнения и результат.

Указание прогресса по целям выглядит по-разному в зависимости от каскадирования/декомпозиции и вида целей (количественная/качественная).

Цель не имеет подцелейЦель не имеет подцелей

В этом случае прогресс указывается по основной цели без детализации результата по подцелям. Логика заполнения описана выше.

Цель декомпозированаЦель декомпозирована

Декомпозиция - это разбиение цели на части и постановка их самому себе. В этом случае прогресс по своим подцелям указывает владелец карточки. Прогресс по основной цели нельзя редактировать, он рассчитывается автоматически исходя из результата и % по подцелям.

Рассмотрим, как заполнять результат по декомпозированным целям.

Основная цель — количественная:

• Для количественных подцелей нужно заполнить только поле «Результат». Процент выполнения модуль рассчитает автоматически, сравнивая результат с критерием выполнения этой подцели. Например, если в критерии указано 100, а в результате - 5, значит подцель выполнена на 5%.

• Для качественных подцелей нужно вручную указать % выполнения и результат.

• Если все подцели количественные, у основной цели нельзя редактировать % выполнения и результат, эти значения будут высчитаны автоматически.

• Если все подцели качественные или смешанные, то у основной цели можно отредактировать результат.

Пример количественной цели с количественными подцелями

Пример количественной цели со смешанными подцелями

Основная цель — качественная:

• Для количественных подцелей нужно заполнить только поле «Результат». Процент выполнения модуль рассчитает автоматически, сравнивая результат с критерием выполнения этой подцели. Например, если в критерии указано 100, а в результате - 5, значит подцель выполнена на 5%.

• Для качественных подцелей нужно вручную указать % выполнения и результат.

• Если все подцели количественные/качественные/смешанные, то у основной цели всегда можно отредактировать результат.

Пример качественной цели с качественными подцелями

Пример качественной цели со смешанными подцелями

Цель каскадированаЦель каскадирована

Каскадирование - это разбиение цели на части и постановка их своим подчиненным. Прогресс по каскадированным целям сначала указывают соответствующие сотрудники, и после утверждения их карточек оценок этот прогресс попадает в карточку оценки каскадировавшего руководителя. Прогресс по основной цели нельзя редактировать, он рассчитывается автоматически исходя из результата и % по подцелям.

Рассмотрим, как заполнить прогресс по целям, которые каскадированы подчиненным:

Основная цель — количественная:

• Для каскадированных подцелей (количественных и качественных) нельзя редактировать результат - это могут сделать в своих карточках только сотрудники, на которых данные цели каскадированы.

• Если каскадированные подцели смешанные, то у основной цели можно отредактировать результат.

Пример количественной цели с количественными подцелями

Пример количественной цели со смешанными подцелями

Основная цель — качественная:

• Для каскадированных подцелей (количественных и качественных) нельзя редактировать результат - это могут сделать в своих карточках только сотрудники, на которых данные цели каскадированы.

• Если каскадированные подцели смешанные, то у основной цели можно отредактировать результат.

Пример качественной цели с качественными подцелями

Пример качественной цели со смешанными подцелями

Дополнительная информация о прогрессеДополнительная информация о прогрессе

Если карточка оценки является повторной, то в ней будет заполнена колонка «Предыдущий прогресс». Здесь пользователь может следить за динамикой в достижении целей. Если сотрудник сохранил свой прогресс по цели, то в следующей карте оценки в данной колонке появится процент его предыдущего прогресса. Например, если карты нужно заполнять раз в месяц и первая карта была заполнена в сентябре, то во второй карте за октябрь будет показан прогресс сентября, а в третьей ноябрьской карте - прогресс за сентябрь и октябрь.

Ниже под целями отображается общий прогресс по карточке.

Если в процессе уже есть утвержденные карточки оценки, внизу карточки отображается блок «Информация о самооценке». Здесь можно увидеть общий прогресс по каждому из предыдущих отчетных периодов.

Повторная оценкаПовторная оценка

Как сказано выше, карточки оценок заполняются с определенной периодичностью, например, каждые 2 недели или раз в квартал. Если в течение процесса карточки нужно заполнять несколько раз, то для каждого периода оценки будет создана новая карточка. К примеру, если процесс длится год, а оценки нужно заполнять каждый квартал, то к концу года у каждого сотрудника будет по 4 карточки оценки.

Вкладка «История»Вкладка «История»

В каждой карточке оценок есть вкладка «История». Здесь владельцы карточек, их руководители и администраторы видят все действия, совершенные с карточкой: этапы согласования и комментарии.

Экспорт списка оценокЭкспорт списка оценок

При необходимости любой пользователь может скачать таблицу оценок. Для этого предназначена кнопка «Экспорт». При нажатии на кнопку нужно выбрать, каким именно способом экспортировать данные таблицы.

Обратите внимание, что экспортированы будут только те столбцы, которые выбраны для отображения. Чтобы вывести больше столбцов, нажмите на шестеренку в левом верхнем углу.

Кнопка «Экспорт» открывает меню со следующими пунктами:

• В Excel. Список оценок будет скачан в виде файла xls, куда попадут все значения и поля, которые отображены у пользователя на странице оценок.
• Распечатать. На экране появится окно «Печать» с настройками печати на принтере. Список оценок будет распечатан в табличном формате Excel со всеми значениями и полями, которые отображены у пользователя на странице оценок.
• Отправить на почту. Документ в формате xls будет отправлен на почту пользователя, которая указана в его профиле Битрикс24. Если почта не указана, появится соответствующее уведомление.