Журнал получения компетенций

В Корпоративном университете предусмотрен журнал состояний — история присвоения и снятия компетенций всех сотрудников за все время. Здесь видно, когда и на каком основании сотрудник получил компетенцию. Для сгораемых компетенций в журнале также отображается, до какой даты она активна.

Раздел «Журнал получения компетенций» открывается по пути «Компетенции» > «Журнал получения».

Как пользователи видят данный раздел:

Группа «HR-отдел» и администраторы портала — видят все записи по всем сотрудникам;
Руководители — видят записи по своим подчиненным;
Остальные пользователи — видят только свои записи.

Первичное заполнение журнала

Если за сотрудниками закреплены компетенции, а в журнале еще нет записей, при первом открытии раздела модуль предложит заполнить журнал на основе текущих компетенций в профилях.

Нажмите «Запустить» — откроется слайдер автоматического заполнения компетенций. В нем показано, сколько записей будет создано. Учитываются и действующие, и уволенные пользователи.

После заполнения в журнале появятся записи по текущим компетенциям сотрудников. Дальше журнал работает в обычном режиме: новые записи появляются автоматически при присвоении и снятии компетенций.

Данные в журнале

В журнале видно, кто какую компетенцию получил, на какой срок и каким способом. Главная задача раздела — контроль сроков владения, так как компетенции могут быть бессрочными и сгораемыми, а сгораемые требуют актуализации.

Создание записей

Записи в журнале появляются автоматически. Есть два основания присвоения и соответственно два источника появления записи:

Ручное присвоение

Когда HR-специалист или администратор присваивает компетенцию вручную, в журнале создается новая запись. Другие ручные действия с компетенцией влияют на журнал так:

Изменение уровня владения. Если вручную переключили уровень между «владеет» и «эксперт» , текущая запись обновляется — новая не создается. При нескольких активных записях по компетенции (например, есть еще записи из карточки развития) уровень меняется во всех.
Снятие компетенции. Если компетенцию забрали через профиль сотрудника или раздел «Сотрудники», в колонке «Активность» значение «Да» меняется на «Нет» — обновляется существующая запись, новая не создается. При нескольких записях по компетенции деактивируются все. Сотрудник перестает владеть компетенцией.
Повторное присвоение. Если компетенцию уже сняли (вручную или по результатам Оценки 360), а затем присвоили снова вручную — создается новая активная запись.
Деактивация записи в журнале. Если активную запись отключают через действие «Деактивировать» и других активных записей по компетенции нет, сотрудник теряет владение компетенцией. Если другие такие записи есть, деактивируется только выбранная запись, а владение остается. Подробнее.

Важно

Записи в журнале нельзя добавить напрямую или удалить. Они создаются и обновляются только при действиях с компетенциями в других разделах Корпоративного университета.

Присвоение на основании карточки развития

Каждое получение компетенции через карточку развития создает новую запись. Если у сотрудника уже есть записи по этой компетенции (например после ручного присвоения), новая запись не заменяет старые. Каждая карточка развития, в рамках которой компетенция получена, формирует отдельную запись. Нюансы создания записей в журнале:

Компетенция через карточку развития присваивается не в момент завершения карточки, а в момент выполнения любого из условий:
- В развивающих действиях компетенции указаны только тесты и все они успешно пройдены — компетенция присваивается автоматически;
- Руководитель карточки поставил компетенции оценку «Полностью достигнута» или «Достигнута с превышением».
Через карточку развития нельзя отнять компетенцию. Соответственно, записи журнала, созданные на основе карточки развития, не могут деактивировать другие записи.
Через карточку развития можно получить компетенцию только на достаточном уровне , и нельзя менять уровень владения с на и наоборот. Соответственно, если по компетенции сотрудник изначально имеет уровень , то при прохождении программы развития новая запись в журнале будет также создана с уровнем , а не .

Примечание

По одной компетенции у сотрудника может быть несколько записей. Например, сначала компетенцию присвоили вручную, а через несколько месяцев сотрудник получил ее в карточке развития. Если компетенция сгораемая, то первая запись действует до своей даты «Активна до», затем становится неактивной. Вторая более свежая запись продлевает срок владения. Журнал позволяет отслеживать всю историю владения компетенциями.

Просмотр данных

Основные колонки журнала, на которые стоит ориентироваться:

Компетенция. Название компетенции, по клику можно перейти на детальную страницу компетенции. Если в настройках компетенции задан срок действия (не «Бессрочная»), под названием выводится подпись вида «Срок действия: 6 мес».
Активность. Значения «Да» или «Нет». Показывает, актуальна ли запись на текущий момент и действует ли компетенция, присвоенная в рамках этой записи.
Активна до. Дата, до которой компетенция активна в рамках записи. У бессрочных компетенций поле пустое. Исключения — см. разделы «Пресеты фильтров» и «Изменение срока активности».

Кто добавил. Кто присвоил компетенцию. При ручном присвоении здесь отображается HR-специалист или администратор. При присвоении через карточку развития — руководитель, поставивший оценку «Полностью достигнута» или «Достигнута с превышением».
Источник автоматического изменения. Заполняется только если компетенция присвоена на основании карточки развития. Содержит ссылку на соответствующую карточку.

Состав колонок можно настроить — нажмите значок шестеренки в заголовке таблицы.

Типичный сценарий для HR-специалиста:

Отфильтруйте список по нужному сотруднику.
Отфильтруйте список по интересующим вам компетенциям.
Проверьте, какие записи активны (значение «Да» в колонке «Активность»).
Посмотрите дату в колонке «Активна до». Если срок скоро истекает, это основание для подготовки программы развития и актуализации компетенции.

Через журнал HR-специалист также может изменить срок активности записей или деактивировать их. Подробнее об этом написано далее.

Изменение срока активности

Срок активности можно изменить для одной записи или сразу для нескольких.

Отметьте нужные записи в таблице или откройте бургер-меню.
Выберите «Изменить срок активности».

На первом шаге на слайдере задайте способ изменения срока:

«Указать конкретную дату» — установить фиксированную дату «Активна до»;
«Добавить к текущему сроку определенное количество дней» — продлить или сократить срок относительно текущей даты. Чтобы отнять дни, укажите отрицательное значение.

На втором шаге на слайдере показаны предварительные результаты. Для каждой записи видны текущий и новый срок, итог изменения и комментарий. Если записей много, можно скорректировать срок индивидуально или снять галочку с записи, чтобы исключить ее из выборки.

Срок не изменится, если в колонке «Комментарий» указана одна из причин:

запись неактивна, изменение даты активности доступно только для активных записей;
новая дата активности меньше текущей даты;
у записи по бессрочной компетенции изменение даты активности не доступно;
у записи по бессрочной компетенции дата активности не должна быть заполнена, поэтому дата будет удалена.

Изменение срока активности нужно в том числе для исправления противоречивых записей: когда у сгораемой компетенции не заполнена колонка «Активна до» или у бессрочной компетенции дата заполнена. Такие записи попадают в пресеты «Без даты активности» и «Бессрочные с датой активности» — см. ниже.

Деактивация записей

Деактивированная запись означает, что сотрудник перестал владеть компетенцией в рамках этой записи или что конкретная запись больше не актуальна.

Запись деактивируется в случаях:

Ручное снятие компетенции. Если компетенцию забрали через раздел «Сотрудники» или через профиль сотрудника, в журнале деактивируются все записи по этой компетенции у сотрудника. Новая запись не создается. Подробнее — в статье «Присвоение стартовых компетенций».
Истечение срока. Когда срок владения по записи прошел, запись автоматически деактивируется. Новая запись при этом не создается. Если у сотрудника есть другие активные записи по этой компетенции с неистекшим сроком, они остаются активными — сотрудник не теряет компетенцию.
Ручная деактивация в журнале. HR-специалист или администратор деактивировал запись через действие «Деактивировать». Если других активных записей по компетенции нет, сотрудник теряет владение. Если активные записи есть, деактивируется только выбранная запись, а владение остается.

Чтобы деактивировать записи отметьте нужные записи в таблице или откройте бургер-меню.
Выберите «Деактивировать».

На слайдере подтверждения показано, для каких записей вместе с деактивацией пропадет владение компетенцией, а для каких — нет.

Деактивация нужна, чтобы отнять компетенцию у сотрудника или убрать неактуальные записи из активного владения.

Пресеты фильтров

В журнале доступны пресеты фильтров по записям. Пресеты, доступные для всех пользователей:

«Истекает в следующие 7 дней»;
«Истекает в следующие 30 дней»;
«Истекает в следующие 60 дней».

Пресеты, доступные только HR-специалистам и администраторам:

«Без даты активности»;
«Бессрочные с датой активности».

Без даты активности

Пресет показывает только активные записи, у которых не заполнена колонка «Активна до». Сюда попадают:

Записи по бессрочным компетенциям. По этим данным можно решить, какие компетенции стоит перевести на ограниченный срок действия в настройках.
Записи по сгораемым компетенциям без даты «Активна до». Такое бывает, когда компетенцию присвоили, пока она была бессрочной, а затем в ее настройках сделали сгораемой. Увидеть такие записи легко: под названием компетенции виден срок из ее настроек, а колонка «Активна до» пустая. Это противоречивая ситуация, которая требует внимания HR-специалиста. Для этого есть действие «Изменить срок активности» — нужно привести записи в порядок и выставить дату «Активна до».

Бессрочные с датой активности

Пресет показывает только активные записи по бессрочным компетенциям, у которых заполнена колонка «Активна до».

Такое бывает, когда компетенция была сгораемой и присвоена сотруднику, а позже в настройках ее сделали бессрочной. Увидеть такие записи легко: компетенция бессрочная, а колонка «Активна до» при этом заполнена. Это противоречивая ситуация, которая требует внимания HR-специалиста. Для этого есть действие «Изменить срок активности» — нужно привести записи в порядок и очистить дату «Активна до», чтобы владение стало бессрочным.

Отображение сроков владения компетенцией

Когда сотруднику присвоена компетенция, в интерфейсах Корпоративного университета под ее названием выводится подпись из двух частей: срок действия из настроек компетенции и фактический срок владения для текущего сотрудника.