Мероприятия
Мероприятия — это одно из шести типов развивающих действий в Корпоративном университете. Сюда относятся внутренние и внешние обучающие активности: тренинги, лекции, презентации и тому подобное. Мероприятия можно добавлять в карточку развития сотрудника, чтобы с их помощью он осваивал нужные компетенции.
Для создания, хранения и планирования мероприятий в Корпоративном университете есть одноименный раздел. Раздел состоит из трех вкладок: «Список», «Календарь» и «Предложения». Вкладка «Предложения» доступна только администраторам, группе HR-отдела и модераторам предложенных мероприятий.
Вкладка «Список»
Вкладка «Список» — это в первую очередь инструмент HR-специалистов. Когда HR-менеджер разрабатывает программы развития, он понимает, какие мероприятия нужно будет проводить для освоения тех или иных компетенций. Для того чтобы вести список таких мероприятий и предусмотрена данная вкладка.
По сути, вкладка является справочником, куда HR-менеджер вносит шаблоны будущих мероприятий. В них он заносит потенциальных организаторов, темы и вопросы для обсуждения, осваиваемые компетенции и другие детали. На этом этапе могут не указываться даты проведения — это произойдет позднее, когда будут понятны сроки запуска программ развития.
Еще одна важная задача списка — связь шаблонов мероприятий с компетенциями. Любое мероприятие в списке можно привязать к компетенции и указать, является это мероприятие обязательным или рекомендуемым для ее освоения.
Шаблоны мероприятий
Когда HR-менеджер добавляет в список новое мероприятие, он добавляет шаблон — то есть просто карточку с общей информацией о мероприятии. Поначалу в шаблоне могут быть не указаны даты проведения, поэтому мероприятие не отобразится в календаре компании — оно будет храниться только во вкладке «Список».
Для того чтобы запланировать мероприятие, в шаблон нужно добавить дату проведения. Дата — это событие, которое создается в календаре компании в Битрикс24. То есть, к шаблону мероприятия привязывается реальное событие из календаря.
Соответственно, шаблон мероприятия и дата его проведения — это два разных элемента. После того как событие создано, его описание не зависит от описания шаблона и может быть отредактировано. Другими словами изменения в шаблоне не влияют на события, и наоборот.
Как работают шаблоны
Рассмотрим логику работы шаблонов на примере. Во вкладку «Список» HR-менеджер добавляет мероприятие «Обучение работе с 1С:ЗУП». В карточке мероприятия он указывает общую информацию: цели и задачи мероприятия, организатора и компетенции, для которых это обучение будет полезно. После этого HR сохраняет шаблон без указания дат — пока что рано планировать данное мероприятие.
Когда у HR-специалиста появляется информация о сроках программ развития и занятости сотрудников, он открывает шаблон мероприятия, чтобы его запланировать. На слайдере HR указывает дату: 11 ноября. После этого изменения сохраняются.
В результате в календаре компании и Корпоративного университета появляется соответствующее событие. Для него HR-менеджер добавляет свое описание:
Теперь в списке есть шаблон мероприятия, который любой сотрудник может открыть по клику на название. Здесь указана общая информация о мероприятии, включая связанные с ним компетенции.
Само это мероприятие включает в себя событие, о котором можно узнать больше, если кликнуть на дату. Дата у прошедших событий окрашена в серый цвет, а у предстоящих — в синий. Именно эти события сотрудники могут увидеть в календаре компании и Корпоративного университета.
Вкладка «Календарь»
На этой вкладке все мероприятия Корпоративного университета размещены в таблице календаря для большей наглядности. Функционал у календаря стандартный для Битрикс24.
Важно учитывать, что в календаре Корпоративного университета отражаются только те мероприятия, которые запланированы через интерфейс модуля. События из личных календарей сотрудников и календаря компании здесь не выводятся. Однако в календаре компании можно вывести мероприятия Корпоративного университета Подробнее об этом читайте ниже.
Добавление мероприятий
Добавлять новые мероприятия могут только привилегированные сотрудники. К ним относятся администраторы, пользователи из группы «HR-отдел», а также модераторы предложенных мероприятий. Подробнее о настройке прав доступа читайте в отдельной статье.
Для добавления мероприятия нажмите «Настройки» > «Добавить». Эти кнопки в интерфейсе есть только у привилегированных пользователей.
После этого откроется слайдер, где доступны следующие поля для заполнения:
-
Активность. Галочка, которая влияет на отображение мероприятия во вкладках «Список» и «Календарь». Если галочку убрать, мероприятие будет скрыто от обычных пользователей. Увидеть его смогут только привилегированные сотрудники в разделе «Предложения».
-
Название. Наименование мероприятия. Данное поле обязательно к заполнению.
-
Описание. Поле для ввода для основной информации о мероприятии. Сюда можно занести тему мероприятия, указать спикеров, ссылку на подключение к видеоконференции и так далее.
- Дата проведения. Данное поле выполняет 2 функции. Во-первых, здесь указываются точные дата и время проведения мероприятия. Во-вторых, при указании даты происходит создание события в календаре компании. Именно оттуда оно будет подтягиваться в раздел «Мероприятия» в КУ. Другими словами, данное поле нужно для синхронизации календаря Корпоративного университета с календарем компании в Битрикс24.
При нажатии на кнопку «Добавить» откроется форма для планирования мероприятия — с ее помощью мероприятие добавляется в календарь компании. Для этого нужно указать дату и сохранить форму.
Обратите внимание, что добавить дату мероприятия можно только при условии, что на первом слайдере заполнено поле с названием. В рамках этой инструкции мы рекомендуем указывать дату мероприятия в последнюю очередь, когда все остальные поля слайдера заполнены.
- Продолжительность. Длительность мероприятия, указывается в минутах.
-
Напоминание. Таймер для напоминания сотрудникам о мероприятии. Например, можно установить напоминание за час или за 5 минут до события.
-
Организатор. Сотрудник, который инициировал и/или планирует проводить это мероприятие. Обязательное к заполнению поле.
-
Место проведения. Переговорная, конференц-зал, zoom room или адрес, где будет проводиться мероприятие.
-
Категория. Тип мероприятия, например, внешнее или внутреннее, онлайн или оффлайн. Категории заранее создаются в административной части портала. К каждой категории можно привязать одноименные календари и использовать их как фильтры в календаре компании. Подробнее об этом написано ниже.
-
Компетенции. В этом блоке выбираются компетенции, для освоения которых обязательно и/или рекомендовано участие в данном мероприятии.
Когда нужные поля заполнены, сохраните слайдер. Мероприятие сразу же отобразится в общем списке:
Редактирование и удаление мероприятий
Редактирование и удаление мероприятий доступно только администраторам, пользователям из группы HR-отдела и модераторам предложенных мероприятий.
Редактирование
Чтобы изменить информацию о мероприятии кликните на бургер-меню (≡) и выберите «Редактировать». Скорректируйте информацию на слайдере и сохраните изменения.
Удаление
Для удаления мероприятия нажмите на бургер-меню (≡) и выберите «Удалить». Если мероприятие на привязано к компетенциям и не добавлено ни в одну карточку развития, вы увидите следующий слайдер:
В данном случае удаление мероприятия ни на что не повлияет, так как оно не имеет связей с компетенциями и карточками развития. Если же у мероприятия есть соответствующие привязки, слайдер удаления будет выглядеть так:
Здесь вы увидите все компетенции, для которых это мероприятие указано как обязательное и рекомендуемое, а также актуальные карточки развития, куда добавлено это развивающее действие. При удалении мероприятие пропадет из карточки и из привязок к компетенциям.
Обратите внимание, что при удалении мероприятия (шаблона) не будут удалены события календаря (даты проведения).
Предложенные мероприятия
Опция «Предложить»
Любой сотрудник компании может предложить свое мероприятие в общий список. Для этого нужно нажать соответствующую кнопку.
Появится слайдер, аналогичный слайдеру для добавления мероприятий. При этом здесь сотрудникам будет недоступно поле «Добавить дату», так как планировать события в календаре могут только привилегированные пользователи.
Также в данном слайдере есть два дополнительных поля: «Ссылка» и «Стоимость». Когда нужные поля заполнены, а слайдер сохранен, предложение отправляется на модерацию.
Предложить мероприятие можно не только из соответствующего раздела, но и из карточки развития. Об этом читайте в отдельной статье.
Модерация предложений
Когда на рассмотрение поступает новое мероприятие, пользователям из группы «Модераторы предложенных мероприятий» приходит соответствующее уведомление.
Ознакомиться с предложенным мероприятием можно двумя способами:
-
Через гиперссылку в уведомлении. Для этого достаточно кликнуть на название мероприятия.
-
Через вкладку «Предложения» в разделе «Мероприятия». В списке предложений понадобится нажать на бургер-меню (≡) и выбрать «Редактировать».
В обоих случаях откроется слайдер для редактирования мероприятия. Здесь модератор может ознакомиться с информацией по предложению и при необходимости заполнить нужные поля, в том числе указать дату. О заполнении слайдера мероприятия написано выше.
Обратите внимание, что по умолчанию у всех предложенных мероприятий отключена галочка «Активность». Если событие прошло модерацию и готово к размещению в общем списке, галочку нужно поставить. В ином случае модератор может оставить галочку неактивной или же удалить предложение.
Категории мероприятий
При создании, редактировании и предложении мероприятий можно указать, к какой категории они относятся. Например, категориями могут быть «Внешние мероприятия» и «Внутренние мероприятия.
Каждую такую категорию можно привязать к отдельному календарю компании. Это позволит отображать мероприятия Корпоративного университета в календаре Битрикс24, а также сортировать их. Например, сотрудник сможет отобразить в календаре только внешние мероприятия Корпоративного университета, только внутренние или и те и другие.
Отображаются только внешние мероприятия КУ
Отображаются только внутренние мероприятия КУ
Ниже будет показано, как создавать категории и прикреплять их к календарям. Создавать календари могут только администраторы, а добавлять категории — администраторы, группа HR-отдела и модераторы мероприятий.
Создание категорий
Для создания категории перейдите в раздел мероприятия, нажмите на шестеренку и выберите «Категории».
Откроется слайдер со списком категорий. Чтобы добавить нажмите «Добавить».
Здесь заполните следующие поля:
- Название. Название категории которое передает ее смысл и назначение, например «Внешние мероприятия».
- Тип календаря. Здесь доступно 3 варианта календарей и от их выбора зависит в каком календаре будут отображаться мероприятия из этой категории.
- Календари компании. Это общие календари для планирования общекорпоративных мероприятий, которые могут видеть все пользователи. В таком календаре удобно показывать мероприятия по развитию soft skills и корпоративных компетенций, которые являются общими для всех сотрудников компании.
При выборе этого типа календарей появится поле «Календарь», где нужно будет выбрать соответствующий календарь компании. Категорию можно одновременно привязать только к одному календарю.
- Календари групп. Такие календари предназначены для планирования событий внутри проектов, коллабов и групп Битрикс24. При выборе этого типа календарей появится поле «Группа», где нужно будет выбрать соответствующую группу. После этого появится поле для выбора календаря. Категорию можно одновременно привязать только к одному календарю.
- Календари пользователей. Это личные календари сотрудников компани. При выборе этого типа календарей появится поле «Пользователь», где нужно будет выбрать соответствующего сотрудника. После этого появится поле для выбора календаря. Категорию можно одновременно привязать только к одному календарю.
При выборе любого из календарей ниже появится информация о правах доступа к данным календарях. Здесь убедитесь, что сотрудники, которые будут участвовать в мероприятиях данной категории имеют доступ к выбранному календарю.
Теперь любое мероприятие можно добавить в соответствующую категорию, к которой привязан свой календарь. Благодаря этому в календаре компании сотрудники смогут фильтровать мероприятия Корпоративного университета.
Управление категориями
Для редактирования или удаления категории мероприятий нажмите на бургер-меню рядом с соответствующей категорией и выберите нужный пункт.
При удалении категории будут удалены все вложенные в нее мероприятия (шаблоны). При этом события в календарях удалены не будут.
Обратите внимание, что данный фильтр по календарям есть только в календаре компании. Календарь Корпоративного университета фильтрации по категориям не предусматривает.
Участие в мероприятии
Пользователь может стать участником мероприятия двумя способами:
-
Организатор вручную добавил пользователя в список участников события.
-
У пользователя есть активная карточка развития, куда было добавлено мероприятие в качестве развивающего действия. В этом случае сотрудник автоматически станет участником события и его участие будет подтверждено.
Мероприятие, добавленное в карточку развития
Пользователь добавлен в список участников события