Добавление разделов и статей
Все статьи, которые публикуются в Базе знаний, должны быть обязательно прикреплены к какому-либо разделу. По этой причине наполнение модуля начинается именно с добавления разделов. Делать это могут администраторы, а также пользователи с соответствующими правами доступа к модулю.
Создание раздела
Новые разделы можно создавать из двух мест:
- Из верхнего меню Базы знаний
- Из меню редактирования конкретного раздела
В обоих случаях процесс создания разделов идентичен. В результате откроется слайдер, где потребуется заполнить следующие поля:
- Название. Наименование раздела. Обязательное для заполнения поле.
- Родительский раздел. Данное поле используется создания вложенности. Если в поле указать уже существующий раздел, то новый станет его подразделом.
- Добавить иконку раздела. Опция появляется только если в настройках модуля включен функционал иконок.
По клику открывается поле для загрузки иконки, которая будет выводиться перед названием раздела.
Поле принимает изображения в формате svg, png, jpg и jpeg. Размер области с иконкой 26х26 пикселей. Загруженная картинка будет автоматически сжата/растянута до этого размера с сохранением пропорций.
Если функционал иконок включен, но изображение не загружено, то в качестве иконки будут выводиться первые две буквы названия раздела.
Кроме того, в настройках модуля можно указать, до разделов какого уровня должны выводиться иконки.
Например, если в настройках указано выводить иконки до 2 уровня, то иконки будут видны только у корневого раздела (1 уровень) и его подразделов (2 уровень). В подразделах 3 уровня и ниже иконки не будут выводиться, даже если они загружены.
Это относится и к тем случаям, когда раздел перенесли с верхнего уровня на нижний. Если разделу поменять привязку и перенести на тот уровень, где согласно настройкам не должны выводиться иконки, то ранее загруженная иконка этого раздела не будет выводиться.
- Подразделение для уведомлений. Здесь вы можете указать отделы компании, которые нужно уведомлять о появлении новых материалов в данном разделе. Рассылка уведомлений выполняется при публикации статей.
- Сортировка. Поле позволяет управлять очередностью разделов в списке. Чем меньше значение, тем выше раздел в списке.
- Предлагать сохранение новых версий статей данного раздела. Данная опция появляется в на слайдере создания/редактирования раздела только если в настройках модуля выбрана настройка «Использовать, создавать ли версию — исходное значение брать из настроек раздела».
Опция влияет создание и редактирование статей. Если опция включена, то на слайдере создания/редактирования статьи из данного раздела будет по умолчанию активна галочка «Сохранить текущую версию статьи в истории версий». Подробнее о версионности написано в отдельной статье.
- Описание. Поле для текстового и визуального оформления раздела.
- Настройка доступов. Блок для управления доступом к данному разделу. Подробнее о настройках доступа написано в [отдельной статье].
Когда нужные поля заполнены, нажмите кнопку «Сохранить». Новый раздел будет опубликован и готов к наполнению статьями.
По умолчанию в разделе выводится список всех статей, добавленных как конкретно в этот раздел так и в его подразделы. При необходимости вывод статей подразделов можно отключить в настройках модуля.
Редактирование и удаление раздела
Чтобы изменить существующий раздел, нажмите на бургер-меню (≡) рядом с нужным вам пунктом в списке и нажмите «Редактировать». При необходимости здесь же вы можете удалить раздел.
Редактировать и удалять разделы могут только администраторы, а также пользователи с уровнями доступа «Изменение» и «Полный доступ».
Добавление статьи
Создать новую статью вы можете из двух мест:
- Из верхнего меню Базы знаний
- Из меню редактирования конкретного раздела
В этот момент откроется слайдер, где доступны следующие блоки для работы:
-
Название статьи. Это обязательный блок для заполнения.
-
Текст статьи. Здесь находится визуальный редактор для ввода текста, вставки изображений, прикрепления различных файлов. Это также обязательное поле для заполнения. В зависимости от настроек в административной части портала, интерфейс визуального редактора может выглядеть по-разному. Подробнее об этом сказано в отдельной статье.
-
Раздел. Поле для указания раздела, в котором будет храниться статья. Обязательно для заполнения.
-
Теги. Тематические метки, которые можно указывать в статьях. Например, у статьи про one-to-one встречи могут быть метки «hr» и «онбординг». В Базе знаний теги используются как фильтры для поиска материалов. Подробнее об этом читайте здесь.
-
Оповестить сотрудников. Опция для отправки уведомлений о публикации данной статьи. Если галочка активна, то сразу после сохранения статьи сотрудникам будет отправлено уведомление о новом материале в Базе знаний. Оповещение получат сотрудники того подразделения, которое указано в настройках раздела из (пункта 3).
-
Запретить создание публичной ссылки. По умолчанию доступ к любой статье модуля можно разрешить внешним пользователям, которые не зарегистрированы на корпоративном портале. Если данная галочка активна, для данной статьи такая возможность будет отключена.
Управление публичным доступом к статье
- Запретить комментарии. Эта опция позволяет скрыть блок с комментариями из статьи. Пользователи не смогут оставлять обратную связь, а также не увидят уже существующие комментарии.
- Сохранить текущую версию статьи в истории версий. Опция появляется на слайдере создания/редактирования статьи если в настройках модуля включен функционал версионности. Если галочка включена, то при сохранении статьи будет также сохранена ее текущая версия. Подробнее о версионности написано в отдельной статье.
После заполнения нужных полей нажмите: «Сохранить и закрыть» или «Сохранить», чтобы разместить статью в Базе знаний. При нажатии на кнопку «Сохранить» слайдер со статьей не будет закрыт.
Опубликованная статья выглядит следующим образом:
На странице детального просмотра статьи есть кнопка печати. По клику на нее текст статьи можно отправить на печать.
Редактирование и удаление статьи
Опция редактирования документа доступна в двух местах:
- В общем списке статей. Нажмите на бургер-меню рядом с названием нужного документа и выберите «Редактировать». Здесь же есть возможность удалить выбранную статью.
- В самой статье. Кликните на название нужной статьи и в открывшемся слайдере нажмите на иконку карандаша.
Права на редактирование и удаление документов есть у администраторов, а также у пользователей с соответствующими правами доступа к модулю, разделу или статье. Подробнее о правах доступа к Базе знаний читайте здесь.