Описание и возможности модуля
Для чего нужен модуль «Карта офиса + Бронирование рабочих мест»
Карта офиса — это инструмент для эффективной работы гибридного офиса. Виртуальная карта позволяет организовать офисное пространство в формате коворкинга: бронировать рабочие и парковочные места, следить за оснащением рабочих мест и оценивать занятость офисных помещений.
Отображение карты офиса и бронирований рабочих мест
Бронирование рабочего места
Виртуальная карта помогает планировать встречи с коллегами, которые бывают в офисе не каждый день. Информация о бронированиях показывает, когда коллега придет в офис, как долго там пробудет и где планирует сесть.
Характеристики рабочих мест позволяют сотрудникам выбирать места с нужным оборудованием для работы: забронировать стол с ПК или рядом с принтером.
Новым сотрудникам карта помогает освоиться: на ней можно отметить гардероб, кухню, переговорные и зоны отдыха и так далее.
Концепция модуля
Концепция модуля основана на двух потребностях организации:
Снижение затрат на аренду и обслуживание офиса
Онлайн-бронирование рабочих мест позволяет организовать гибридный формат работы компании. Благодаря тому, что сотрудники не находятся в офисе ежедневно, а сами выбирают удобные дни, часы и рабочие места, компания может сократить арендуемые площади и отказаться от неиспользуемого пространства.
Список бронирований
Контроль за оснащением рабочих мест
Крупным компаниям особенно важно следить за исправностью и сохранностью офисной техники, мебели и другого имущества. При необходимости карту офиса можно использовать и в целях инвентаризации. Модуль позволяет вести справочник оснащения рабочих мест и заносить туда имущество, подлежащее учету (мониторы, системные блоки, принтеры, интерактивные доски, проекторы и тому подобное). Если за сотрудником закреплено рабочее место с тем или иным оборудованием, то его можно считать материально ответственным.
Кроме того, в модуле предусмотрено создание заявок о проблемах с рабочим местом, в том числе о поломках. Так компания может своевременно производить ремонт и замену оборудования.
Возможности модуля
Модуль «Карта офиса + Бронирование рабочих мест» предоставляет компании следующие возможности:
ВИРТУАЛЬНАЯ КАРТА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА
В модуль можно загрузить карту любого офиса, переговорной, парковки и других рабочих пространств. На карте сотрудники видят доступные рабочие места и их характеристики: наличие ПК, принтера, флипборда и тому подобное. Кроме того, на карте можно отобразить основные офисные зоны (гардеробную, кухню, зону отдыха), чтобы сотрудникам было проще ориентироваться в пространстве.
БРОНИРОВАНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ
Основная задача модуля — предоставить всем сотрудникам компании возможность бронировать для себя удобные места в офисе. Бронирование доступно как на весь рабочий день, так и на несколько часов. В модуле предусмотрены лимиты на бронирование, автоповтор бронирований, а также опция подтверждения брони. Отслеживать свои бронирования сотрудники могут как через десктоп, так и через мобильное приложение Битрикс24.
МОНИТОРИНГ БРОНИРОВАНИЙ
Модуль помогает сотрудникам понять, кто из коллег и в какие дни будет в офисе, чтобы запланировать встречу. Для этого в модуле есть слайдер «Кто в офисе», где выводится список предстоящих и прошедших бронирований. Администраторам доступен расширенный анализ бронирований — на слайдере «Все бронирования» пользователи видят абсолютно всю информацию о бронях, включая отмены и их причины.
ЗАКРЕПЛЕНИЕ МЕСТ ЗА СОТРУДНИКАМИ
Модуль позволяет закреплять рабочие места за сотрудниками. Такие места становятся недоступны для бронирования другим пользователям. Опция актуальна для тех сотрудников, которые чаще других бывают в офисе или им требуется особое оснащение рабочего места. Например, для офис-менеджера, специалиста по документообороту, бухгалтера, генерального директора.
УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ К РАБОЧИМ МЕСТАМ
Привилегированные пользователи могут настраивать доступ к конкретным рабочим местам или целым локациям. Это позволяет сделать рабочее пространство видимым только для конкретного отдела или группы пользователей и таким образом «закрепить» за ними офисное помещение.
КОНТРОЛЬ ЗА ОСНАЩЕНИЕМ РАБОЧЕГО МЕСТА
В модуле предусмотрен справочник, куда заносится оснащение рабочих мест. Например, принтер, телефон, ПК, интерактивная доска и другие средства. В описании каждого рабочего места можно указать, чем оно оснащено. Сотрудникам это позволяет выбирать более подходящие места при бронировании, а для администрации упрощает инвентаризацию и обслуживание рабочих мест.
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ
Если на рабочем месте возникла проблема, сотрудник может сообщить об этом, оставив заявку. Систему заявок можно организовать любым удобным компании способом. Например, ссылка на заявку может вести в чат техподдержки на корпоративном портале.
БРЕНДИРОВАНИЕ КАРТЫ ОФИСА
Настройки модуля позволяют управлять цветовой палитрой бронирования. Администратор может выбрать указать нужные цвета для статусов бронирования, а также для выбранных и закрепленных мест. Это позволяет добавить в карту офиса фирменные цвета компании.
Интеграция с решениями Улья
Главная страница
Если на портале установлено решение «Главная страница», то на Главной доступен для вывода виджет бронирований. Здесь каждый пользователь будет видеть свои актуальные бронирования рабочих мест.
Helpdesk
Модуль «Helpdesk» хорошо подходит для сбора обращений о неисправностях на рабочем месте. Интеграция Хелпдеска и Карты офиса выполняется просто: достаточно скопировать ссылку на нужный шаг обращения в Хелпдеске и добавить ее на слайдер бронирования. В результате при переходе по ссылке сотрудники будут заполнять нужную форму обращения в Helpdesk.
