Создание городов, офисов, кабинетов

Для чего нужны города, офисы и кабинетыДля чего нужны города, офисы и кабинеты

Для хранения информации о рабочих местах и управления бронированиями в модуле используются разделы, состоящие из трех уровней: Город > Офис > Кабинет. В публичной части портала, выбирая город, офис и кабинет, пользователь открывает виртуальную карту нужного ему рабочего пространства.

В настройках модуля названия этих разделов легко изменить на любые другие, например Корпус > Этаж > Офис и тому подобное. При этом для корректной работы модуля структура разделов всегда должна состоять из 3-х уровней. То есть, нельзя создать 2 уровня (например, Город > Офис), или 4 уровня (например, Город > Офис > Этаж > Кабинет). Причина в том, что SVG-карта рабочих мест хранится только в разделах 3-го уровня, т.е. в Кабинетах.

Создание нужного количества городов, офисов и кабинетов — это первый и обязательный шаг, который нужно выполнить ПЕРЕД загрузкой SVG-карты на корпоративный портал.

Создание города, офиса и кабинетаСоздание города, офиса и кабинета

Добавлять новые разделы могут только администраторы и пользователи с правами на добавление разделов. Подробнее о настройке доступов написано в отдельной статье.

В публичной части портала раскройте список городов и нажмите «+ Добавить».

В открывшемся слайдере введите название города и нажмите на кнопку «Добавить».

В результате страница обновится и на экране отобразится пустая область бронирования. Здесь раскройте поле «Офис» и нажмите «+ Добавить». Обратите внимание, что новый офис будет добавлен в тот город, который выбран в верхней панели — в данном примере это Санкт-Петербург. Чтобы добавить офис в другой город, выберите этот город из списка.

В открывшемся слайдере введите название офиса и нажмите на кнопку «Добавить».

Новый офис сразу же отобразится в верхней панели. Теперь раскройте поле «Кабинет» и нажмите «+ Добавить». Обратите внимание, что новый кабинет будет добавлен в тот офис, который выбран в верхней панели — в данном примере это ул. Речная, 15. Чтобы добавить кабинет в другой офис выберите этот офис из списка.

В открывшемся слайдере введите название кабинета, а также его цвет в формате HEX-кода. Нажмите на кнопку «Добавить».

Новый кабинет и его цветовой индикатор сразу же отобразится в верхней панели.

Аналогичным способом вы можете создать нужное количество городов, офисов в городах и кабинетов в офисах.

Настройка города (1 уровень)Настройка города (1 уровень)

Настройки всех разделов, в том числе городов, выполняются в административной части портала. Для этого перейдите по пути адрес_портала/bitrix/admin/. В левом меню выберите «Контент» > «Карта офиса» > «Карта офиса». Выберите нужный город в списке и нажмите на бургер-меню слева от его названия (≡). Выберите пункт «Изменить».

Для настройки здесь будут доступны несколько вкладок.

Вкладка «Раздел»Вкладка «Раздел»

На этой вкладке для изменения доступно два параметра:

1. Раздел активен. Опция влияет на отображение города, а также всех вложенных в него офисов и кабинетов в публичной части портала. Если галочку снять, то пользователи больше не будут видеть данный город в списке городов и не смогут посмотреть ни одну карту офиса, которая относится к этому городу.

Если у сотрудников есть актуальные бронирования, относящиеся к этому городу, то при деактивации раздела эти бронирования не удалятся и останутся закреплены за сотрудниками. Однако доступ к виртуальной карте будет закрыт и сотрудники не смогут увидеть забронированные места и информацию о них.

2. Название. В этом поле можно изменить название города на другое.

Вкладка «Дополнительно»Вкладка «Дополнительно»

На этой вкладке для изменения доступен один параметр:

1. Сортировка. Опция позволяет настраивать порядок городов в выпадающем списке Карты офиса. Чем меньше значение сортировки, тем выше город будет в общем списке.

Например, если Санкт-Петербург должен выводиться выше Москвы, то для него можно указать сортировку 100, а для Москвы — 200.

Вкладка «Доп. поля»Вкладка «Доп. поля»

На этой вкладке для изменения доступно два параметра:

1. Цвет. Поле для указания цвета в формате HEX-кода, например #983966.

Цвет города отображается в публичной части портала в выпадающем списке городов. Если цвет не указан, то в списке будет только название.

2. Группа пользователей, на которых не действуют ограничения. В этом поле можно выбрать одну группу пользователей, для которых не будут действовать ограничения на:

• длительность бронирования;

• количество бронирований одного места в неделю одним сотрудником.

  Опция может быть полезна сотрудникам администрации, которые регулярно бывают в офисе. Так как доступ настраивается на уровне города, то ограничения для выбранной группы будут отключены во всех офисах и кабинетах, которые прикреплены к данному городу. Подробнее об этих ограничениях написано в отдельной статье.

3. Часовой пояс. Поле для указания часового пояса, в котором будут выполняться бронирования в рамках данного города. Часовой пояс города (1 уровень) распространяется на все вложенные в него офисы и кабинеты (2 и 3 уровни).

Если часовой пояс указан, то на слайдере бронирования будет выводиться информация о данном часовом поясе. Шкала времени на слайдере будет выводится с учетом указанного часового пояса. Бронирование мест будет бронироваться в указанном часовом поясе. Если часовое пояс не указан, то бронирование будет выполняться с учетом часового пояса текущего пользователя.

Вкладка «Доступ»Вкладка «Доступ»

На этой вкладке можно настроить права доступа к городу и, как следствие, ко всем его офисам и кабинетам. Например, если подразделения компании находятся в разных городах, то каждому такому подразделению можно настроить доступ только к картам данного города.

Для настройки доступны следующие виды прав:

• Нет доступа. Доступ к данному городу и всем входящим в него офисам и кабинетам закрыт. Город и все вложенные в него разделы не выводятся в публичной части портала, просмотр соответствующих карт офиса и бронирование мест недоступны.

• Чтение. Пользователи могут выбирать данный город, его офисы и кабинеты в публичной части портала, просматривать соответствующие карты офиса и информацию о рабочих местах. При этом доступ к бронированию рабочих мест отсутствует.

• Просмотр в панели. Все возможности доступа «Чтение» + возможность бронировать для себя рабочие места. Этот уровень доступа предоставляется всем пользователям по умолчанию.

• Добавление в панели. Все возможности доступа «Просмотр в панели». Также у пользователей есть возможность бронировать рабочие места для других сотрудников и закреплять рабочие места за сотрудниками. Есть возможность загружать новую карту офиса в уже существующий кабинет. Доступа к созданию и настройке городов/офисов/кабинетов/рабочих мест нет.

• Изменение с ограничениями. Все возможности доступа «Добавление» + доступ к редактированию рабочих мест. Доступа к созданию и настройке городов/офисов/кабинетов нет.

• Изменение. Все возможности доступа «Изменение с ограничениями» + доступ к редактированию городов/офисов/кабинетов и созданию новых офисов/кабинетов в данном городе. Создание новых офисов/кабинетов доступно только через административную часть портала, в публичной части кнопки «+ Добавить» не выводятся. Доступа к созданию городов нет.

• Полный доступ. Все возможности доступа «Изменение» + доступ к созданию городов, офисов и кабинетов через публичную часть портала и к настройке прав доступа к городам/офисам/кабинетам/рабочим местам.

Настройка офиса (2 уровень)Настройка офиса (2 уровень)

Настройки всех разделов, в том числе офисов, выполняются в административной части портала. Для этого перейдите по пути адрес_портала/bitrix/admin/. В левом меню выберите «Контент» > «Карта офиса» > «Карта офиса». Нажмите на нужный город в списке, чтобы открыть список его офисов. Слева от нужного офиса нажмите на бургер-меню (≡) и выберите пункт «Изменить».

Для настройки здесь будут доступны несколько вкладок.

Вкладка «Раздел»Вкладка «Раздел»

На этой вкладке для изменения доступно три параметра:

1. Раздел активен. Опция влияет на отображение офиса, а также всех вложенных в него кабинетов в публичной части портала. Если галочку снять, то пользователи больше не будут видеть данный офис в списке городов и не смогут посмотреть ни одну карту, которая к нему относится.

   Если у сотрудников есть актуальные бронирования, относящиеся к этому офису, то при деактивации раздела эти бронирования не удалятся и останутся закреплены за сотрудниками. Однако доступ к виртуальной карте будет закрыт и сотрудники не смогут увидеть забронированные места и информацию о них.

2. Родительский раздел. Эта настройка позволяет прикрепить офис к другому городу. Для корректной работы модуля, офис (раздел 2-го уровня) должен быть прикреплен только к городу (разделу 1-го уровня). Разделы 1-го уровня содержат одну точку перед названием. Обратите внимание, что кабинеты и их карты будут также перенесены в указанный город.

3. Название. В этом поле можно изменить название офиса на другое.

Вкладка «Дополнительно»Вкладка «Дополнительно»

На этой вкладке для изменения доступен один параметр:

1. Сортировка. Опция позволяет настраивать порядок офисов в выпадающем списке Карты офиса. Чем меньше значение сортировки, тем выше офис будет в общем списке.

Например, если офис на ул. Речной должен выводиться выше ул. Ильинской, то для ул. Речной можно указать сортировку 100, а для Ильинской — 200.

Вкладка «Доп. поля»Вкладка «Доп. поля»

На этой вкладке для изменения доступно два параметра:

1. Цвет. Поле для указания цвета в формате HEX-кода, например #983966.

Цвет офиса отображается в публичной части портала в выпадающем списке офисов. Если цвет не указан, то в списке будет только название.

2. Группа пользователей, на которых не действуют ограничения. В этом поле можно выбрать одну группу пользователей, для которых не будут действовать ограничения на:

• длительность бронирования;

• количество бронирований одного места в неделю одним сотрудником.

  Опция может быть полезна сотрудникам администрации, которые регулярно бывают в офисе. Так как доступ настраивается на уровне офиса, то ограничения для выбранной группы будут отключены во всех кабинетах, которые прикреплены к данному офису. Подробнее об этих ограничениях написано в отдельной статье.

3. Часовой пояс. Поле для указания часового пояса, в котором будут выполняться бронирования в рамках данного офиса. Часовой пояс офиса (2 уровень) распространяется на все вложенные в него кабинеты (3 уровень).

Если часовой пояс указан, то на слайдере бронирования будет выводиться информация о данном часовом поясе. Шкала времени на слайдере будет выводится с учетом указанного часового пояса. Бронирование мест будет бронироваться в указанном часовом поясе. Если часовое пояс не указан, то бронирование будет выполняться с учетом часового пояса текущего пользователя.

Вкладка «Доступ»Вкладка «Доступ»

На этой вкладке можно настроить права доступа к офису и, как следствие, ко всем его кабинетам. Например, если подразделения компании работают на разных этажах или в разных зданиях, то каждому такому подразделению можно настроить доступ только к своей локации.

Для настройки доступны следующие виды прав:

• Нет доступа. Доступ к данному офису и всем входящим в него кабинетам закрыт. Офис и все вложенные в него кабинеты не выводятся в публичной части портала, просмотр соответствующих карт офиса и бронирование мест недоступны.

• Чтение. Пользователи могут выбирать данный офис и его кабинеты в публичной части портала, просматривать соответствующие карты офиса и информацию о рабочих местах. При этом доступ к бронированию рабочих мест отсутствует.

• Просмотр в панели. Все возможности доступа «Чтение» + возможность бронировать для себя рабочие места.

• Добавление в панели. Все возможности доступа «Просмотр в панели». Также у пользователей есть возможность бронировать рабочие места для других сотрудников и закреплять рабочие места за сотрудниками. Есть возможность загружать новую карту офиса в уже существующий кабинет из данного офиса. Доступа к созданию и настройке городов/офисов/кабинетов/рабочих мест нет.

• Изменение с ограничениями. Все возможности доступа «Добавление» + доступ к редактированию рабочих мест. Доступа к созданию и настройке городов/офисов/кабинетов нет.

• Изменение. Все возможности доступа «Изменение с ограничениями» + доступ к редактированию офисов/кабинетов и созданию новых кабинетов в данном офисе. Создание новых кабинетов доступно только через административную часть портала, в публичной части кнопки «+ Добавить» не выводятся. Доступа к созданию городов и офисов нет.

• Полный доступ. Все возможности доступа «Изменение» + доступ к созданию городов, офисов и кабинетов через публичную часть портала и к настройке прав доступа к кабинетам/рабочим местам.

Настройка кабинета (3 уровень)Настройка кабинета (3 уровень)

Настройки всех разделов, в том числе кабинетов, выполняются в административной части портала. Для этого перейдите по пути адрес_портала/bitrix/admin/. В левом меню выберите «Контент» > «Карта офиса» > «Карта офиса». Выберите нужный город и офис в списке, чтобы открыть список кабинетов. Слева от нужного кабинета нажмите на бургер-меню (≡) и выберите пункт «Изменить».

Для настройки здесь будут доступны несколько вкладок.

Вкладка «Раздел»Вкладка «Раздел»

На этой вкладке для изменения доступно пять параметров:

1. Раздел активен. Опция влияет на отображение кабинета в публичной части портала. Если галочку снять, то пользователи больше не будут видеть данный кабинет в списке и не смогут посмотреть его карту.

Если у сотрудников есть актуальные бронирования в этом кабинете, то при деактивации раздела эти бронирования не удалятся и останутся закреплены за сотрудниками. Однако доступ к виртуальной карте будет закрыт и сотрудники не смогут увидеть забронированные места и информацию о них.

2. Родительский раздел. Эта настройка позволяет прикрепить кабинет к другому офису. Для корректной работы модуля, кабинет (раздел 1-го уровня) должен быть прикреплен только к офису (разделу 2-го уровня). Разделы 2-го уровня содержат две точки перед названием.

3. Название. В этом поле можно изменить название кабинета на другое.

4. Изображение. Поле для загрузки маршрута к данному кабинету. Для загрузки доступны изображения в формате PNG или JPG. Если изображение загружено, то на слайдере бронирования пользователи увидят блок «Как пройти к кабинету».

5. Описание. При необходимости в данное поле можно добавить описание кабинета и любые важные детали: часы работы, график уборки, правила пользования, список офисной техники и т.д. Описание выводится прямо на карте, если у пользователя выбран данный кабинет для просмотра. Для добавления описания используется стандартный визуальный редактор Битрикс24.

Вкладка «Дополнительно»Вкладка «Дополнительно»

На этой вкладке для изменения доступен один параметр:

1. Сортировка. Опция позволяет настраивать порядок кабинетов в выпадающем списке. Чем меньше значение сортировки, тем выше кабинет будет в общем списке.

Например, если кабинет 101 должен выводиться выше кабинета 223, то для кабинета 101 можно указать сортировку 100, а для кабинета 223 — сортировку 200.

Вкладка «Доп. поля»Вкладка «Доп. поля»

На этой вкладке для изменения доступно три параметра:

1. Цвет. Поле для указания цвета в формате HEX-кода, например #983966. Цвет кабинета отображается в публичной части портала в выпадающем списке. Цвет обязателен для указания.

2. Подразделение. Опция отвечает за то, что сотрудники будут видеть на карте при открытии модуля. Если выбрать подразделение, то при переходе в модуль сотрудники этого подразделения будут сразу же видеть данный кабинет. То есть, он будет уже предвыбран и сотрудникам не нужно будет выбирать его самостоятельно.

3. Группа пользователей, на которых не действуют ограничения. В этом поле можно выбрать одну группу пользователей, для которых не будут действовать ограничения на:

• длительность бронирования;

• количество бронирований одного места в неделю одним сотрудником.

  Опция может быть полезна сотрудникам администрации, которые регулярно бывают в офисе. В выбранном кабинете будут отключены ограничения для этой группы. Подробнее об этих ограничениях написано в отдельной статье.

4. Часовой пояс. Поле для указания часового пояса, в котором будут выполняться бронирования в рамках данного кабинета. Часовой пояс кабинета распространяется на все рабочие места в данном кабинете.

Если часовой пояс указан, то на слайдере бронирования будет выводиться информация о данном часовом поясе. Шкала времени на слайдере будет выводится с учетом указанного часового пояса. Бронирование мест будет бронироваться в указанном часовом поясе. Если часовое пояс не указан, то бронирование будет выполняться с учетом часового пояса текущего пользователя.

Вкладка «Доступ»Вкладка «Доступ»

На этой вкладке можно настроить права доступа к кабинету. Например, если отделы компании работают в разных помещениях, то каждому отделу можно настроить доступ только к своей локации.

Для настройки доступны следующие виды прав:

• Нет доступа. Доступ к данному кабинету закрыт. Кабинет не выводится в публичной части портала, просмотр карты офиса и бронирование мест недоступны.

• Чтение. Пользователи могут выбирать данный кабинет в публичной части портала, просматривать карту офиса и информацию о рабочих местах. При этом доступ к бронированию рабочих мест отсутствует.

• Просмотр в панели. Все возможности доступа «Чтение» + возможность бронировать для себя рабочие места.

• Добавление в панели. Все возможности доступа «Просмотр в панели». Также у пользователей есть возможность бронировать рабочие места для других сотрудников и закреплять рабочие места за сотрудниками. Есть возможность загружать новую карту офиса в данный кабинет. Доступа к созданию и настройке городов/офисов/кабинетов/рабочих мест нет.

• Изменение с ограничениями. Все возможности доступа «Добавление» + доступ к редактированию рабочих мест в данном кабинете. Доступа к созданию и настройке городов/офисов/кабинетов нет.

• Изменение. Все возможности доступа «Изменение с ограничениями» + доступ к редактированию кабинета. Доступа к созданию городов, офисов и кабинетов нет.

• Полный доступ. Все возможности доступа «Изменение» + доступ к созданию городов, офисов и кабинетов через публичную часть портала и к настройке прав доступа к кабинетам/рабочим местам.

Как предупредить сотрудников, что карта кабинета в разработкеКак предупредить сотрудников, что карта кабинета в разработке

Бывают случаи, когда города, офисы и кабинеты уже созданы и у сотрудников есть к ним доступ, но сама карта еще не готова. В этом случае с помощью HTML-кода в кабинете можно разместить предупреждение о том, что карта пока в разработке. В рамках данной инструкции мы предлагаем два варианта заглушки:

Вариант 1. Без ссылки на другой кабинетВариант 1. Без ссылки на другой кабинет

Этот вариант подойдет в том случае, если в модуль не добавлены никакие другие карты кабинетов для бронирования. Предложенная заглушка выглядит так:

Чтобы добавить такую заглушку выполните следующие шаги:

1. В настройках кабинета (вкладка «Раздел») добавьте в поле «Описание» HTML-код ниже. Вы можете изменить текст предупреждения по своему усмотрению.

<div>
        
        <img style="display: block; margin: 50px auto 10px; width: 40px; height: 45px;" src="/bitrix/images/ithive.workplaces/wrong.svg" alt="">
        
        </div>
        
        <p style="margin: 0; font-size: 20px; text-align:center;">Карта кабинета находится в разработке</p>
        

2. Во вкладке «Дополнительно» загрузите в поле «Детальная картинка» изображение с полностью белым фоном (#FFFFFF).

Вариант 2. Со ссылкой на другой кабинетВариант 2. Со ссылкой на другой кабинет

Этот вариант подойдет в том случае, если в модуле уже есть одна или несколько карт кабинетов, где сотрудники могут забронировать места, пока готовится новый кабинет.

Предложенная заглушка выглядит так:

Чтобы добавить такую заглушку выполните следующие шаги:

1. В настройках кабинета (вкладка «Раздел») добавьте в поле «Описание» HTML-код ниже. Вместо ссылки, выделенной красный цветом, вставьте свою ссылку на кабинет.

<div>
        <img src="/bitrix/images/ithive.workplaces/wrong.svg" style="display: block; margin: 50px auto 10px; width: 40px; height: 45px;" alt="">
        </div>
        <p style="margin: 0px; text-align: center;">
        <span style="font-size: 16pt">Кабинет на стадии разработки.</span>
        </p>
        <br>
        <p style="margin: 0px; text-align: center;">
        <span style="font-size: 15pt;">Вы можете забронировать рабочее место в кабинете <a href="/company/seat-reservation/9475/" style="text-decoration: underline;">101</a></span>
        </p>
        

Чтобы получить ссылку на кабинет откройте его на карте офиса и нажмите на значок ссылки.

2. Во вкладке «Дополнительно» загрузите в поле «Детальная картинка» изображение с полностью белым фоном (#FFFFFF).

В результате по клику на ссылку сотрудники будут попадать на карту указанного вами кабинета, где доступны места для бронирования.