Настройка типов рабочих мест

Каждое рабочее место на карте офиса должно иметь свой тип. По умолчанию в модуле предусмотрено три типа мест: место с ПК, место без ПК и переговорная. При импорте карты офиса для всех рабочих мест указывается единый тип, который затем можно настроить индивидуально в административной части портала. В этой статье мы рассмотрим, для чего нужны типы рабочих мест и как их создавать/настраивать.

Для чего нужны типы рабочих мест

Выбор подходящего места

Типы мест помогают сотрудникам выбирать рабочие места под свои рабочие задачи. При наведении на место на карте сотрудник увидит в какому типу относится данное место.

На правой панели тоже показано, к какому типу относится место, для этого в правом верхнем углу выводятся соответствующие иконки. По умолчанию у переговорных выводится иконка разговора (), у места с ПК — иконка с ПК (), у места без ПК иконка отсутствует. О том, как изменить иконки типов рабочих мест написано ниже.

Свои условия бронирования для каждого типа мест

У каждого типа рабочего места есть свои настройки: максимальная длительность бронирования, лимит на количество бронирований одним сотрудником, обязательность подтверждения брони и так далее. Это позволяет создать свои условия бронирования для каждого типа рабочих мест.

К примеру, такие помещения как переговорные не должны быть заняты одним бронированием на весь день. Важно, чтобы бронирование переговорных имело ограничение по времени и другие сотрудники тоже могли провести там свои встречи. Настройки типов рабочих мест позволяют выставить такие ограничения.

Настройка типов рабочих мест

Доступ к данным настройкам есть только у администраторов портала. Перейдите в настройки модуля по ссылке: адрес_портала/bitrix/admin/settings.php?lang=ru&mid=ithive.workplaces и откройте вкладку «По типам рабочих мест». В таблице будут доступны следующие параметры:

Тип места. В этой колонке выводятся названия типов рабочих мест. По умолчанию их три «Место с ПК», «Место без ПК» и «Переговорная». При добавлении новых типов мест они также отобразятся в данной колонке. О том, как добавлять новые типы рабочих мест написано ниже.

Тип места «По умолчанию» — это строка с общими настройками. Настройки «По умолчанию» будут действовать на те типы рабочих мест, у которых отключена галочка «Активность», т.е. отключены их индивидуальные настройки.

Иконка. Поле для загрузки иконки для выбранного типа рабочего места. Для загрузки доступны изображения в формате JPG, PNG и SVG.
Активность. Опция влияет на то, какие настройки действуют для данного типа рабочего места: индивидуальные или общие.

Если галочка включена, то для данного типа рабочего места будут действовать те индивидуальные настройки, которые указаны для него в колонках 4-9. Если галочка отключена, то для данного типа рабочего места будут действовать настройки из строки «По умолчанию». Обратите внимание, что для настроек по умолчанию снять галочку «Активность» нельзя.

Градация фиксации времени, мин. Эта опция позволяет указать минимальное время бронирования места и задать интервалы бронирования рабочих мест.

Например, если в поле указано значение 30, то минимальная длительность бронирования будет равна 30 минутам. А при указании начала и окончания бронирования часы будут поделены на интервалы по 30 минут. В поле доступны значения от 5 до 90 минут.

Лимит длительности, часы. Настройка отвечает за максимальное количество часов, на которое можно забронировать рабочее место. Опция актуальна если в офисе есть места, которые нужны разным сотрудникам в течение дня и не должны быть заняты одной бронью, например переговорные. Доступны значения от 0 до 7, где 0 — отсутствие лимита.

Если обычный пользователь указывает при бронировании больше часов, чем указано в опции, то кнопка «Забронировать» блокируется и отображается уведомление о лимите на часы бронирования. Для администраторов портала, офис-менеджеров и модераторов данное ограничение не действует. Если сотрудник входит в группу исключений, на него также не будет действовать это ограничение.

Роли и права доступа

Группы, на которых не действуют ограничения

Кол-во в неделю одним сотрудником. Опция позволяет установить лимит на количество бронирований одного места одним и тем же сотрудником в течение недели. Доступные значения от 0 до 4, где 0 — отсутствие лимита.

Рассмотрим пример со следующими условиями:

Кол-во бронирований в неделю одним сотрудником: 2.
Неделя: 06.10 — 10.10
Место: №9
Сотрудник: Иван Иванов.

С учетом лимита Иван в течение недели (с 6 по 10 октября) может забронировать место №9 только дважды (в разные дни или два раза за день). Следующее бронирование места №9 Иван сможет оформить только на следующую неделю — с 13.10 по 17.10.

Если обычный сотрудник превысит количество бронирований места в неделю, он увидит соответствующее уведомление, а бронирование не будет создано. Для администраторов портала, офис-менеджеров и модераторов данное ограничение не действует. Если сотрудник входит в группу исключений, на него также не будет действовать это ограничение.

Роли и права доступа

Группы, на которых не действуют ограничения

Подтверждение. Опция позволяет включить/отключить подтверждение бронирований. Если галочка активна, то за 15 минут до начала бронирования пользователю придет уведомление для подтверждения брони. Если в течение 15-ти минут пользователь не подтвердить бронирование, оно будет автоматически отменено.

Время отправки уведомления и время на подтверждение можно изменить в настройках уведомлений, подробнее об этом написано в отдельной статье.

Повторения. Настройка позволяет включить/отключить опцию повторения бронирования. Если галочка активна, то на слайдере бронирования рабочего места сотрудники будут видеть поле «Повторяемость» и смогут выбрать с какой периодичностью повторять данную бронь.

Обратите внимание, что если повторения отключены, то уже созданные повторяющиеся бронирования не будут отменены.

Лимит кол-ва повторений. Опция позволяет установить лимит на количество повторяющихся бронирований. Например, если лимит — 15, а бронирование повторяется каждый день, то место будет забронировано на 15 дней вперед.

Параллельное бронирование. Опция позволяет включить/отключить возможность одновременного бронирования рабочих мест разных типов. Например, сотрудник сможет забронировать одновременно место с типом «Парковочное место» и «Место с ПК» на один день и время.

Создание типов рабочих мест

Модуль «Карта офиса» позволяет создавать новые типы рабочих мест под любые потребности компании. Например, это могут быть парковочные места, конференц залы, лектории и тому подобное. Создавать новые типы рабочих мест могут только администраторы портала.

Перейдите в административную часть модуля по ссылке: адрес_портала/bitrix/admin/index.php?lang=ru и в левом меню выберите «Контент» > «Карта офиса» > «Карта офиса». Перейдите по ссылке «Настройках информационного блока».