Бронирование рабочих мест

Для бронирования рабочего места у сотрудника должна быть открыта нужная ему карта кабинета. Если у сотрудника нет активных и/или прошедших бронирований в каком-либо кабинете, то при переходе на страницу модуля сотрудник увидит пустую страницу для бронирования. Чтобы на странице появилась нужная карта, понадобится сначала выбрать кабинет.

При этом в настройках кабинета есть опция для закрепления кабинета за подразделением. Если в опции указано подразделение, то при переходе в модуль сотрудники отдела будут сразу же видеть карту данного кабинета. То есть, он будет уже предвыбран и сотрудникам не нужно будет выбирать его самостоятельно.

Если у сотрудника уже есть активные/прошедшие бронирования, то при переходе на страницу модуля сотрудник будет всегда видеть карту того кабинета, где было сделано самое недавнее бронирование.

По умолчанию всем сотрудникам видны все города, офисы и кабинеты, а также доступна возможность бронирования мест. О том, как ограничить доступ группам пользователей/отделам к городам/офисам/кабинетам и бронированию мест написано в отдельной статье.

Выбор местаВыбор места

Перейдите в модуль и откройте карту нужного кабинета. Для удобства в поле «Фильтр по дате» укажите ту дату, на которую планируете забронировать место. При необходимости помимо даты укажите желаемое время бронирования.

Если в фильтре указана дата, то на карте будут видны действующие бронирования других сотрудников на выбранный день. По умолчанию свободные места отмечены зеленым цветом, занятые частично — желтым, а занятые на весь рабочий день — красным. В серый цвет окрашены места, которые закреплены за сотрудниками и недоступны для бронирования.

Вся информация о цветах и других условных обозначениях на карте показана в Легенде в правом верхнем углу карты. Легенду и цвета рабочих мест можно настроить в административной части портала.

Наведите курсор на место на карте. Во всплывающем окне появится вся информация об этом месте:

• Тип рабочего места. По умолчанию в модуле есть три типа мест: «Место с ПК», «Место без ПК», «Переговорная». Типы мест помогают сотрудникам выбирать рабочие места под свои рабочие задачи. Кроме того, у каждого типа рабочих мест есть свои настройки и ограничений для бронирования. Подробнее

• Характеристики рабочего места. Список гаджетов, офисной техники и другого оснащения, которое относится к данному рабочему месту. Подробнее

• Закрепление/бронь места. Если место кем-то забронировано, здесь появится ссылка на профиль сотрудника и часы бронирования. Если место закреплено за сотрудником, в блоке будет выводиться только его профиль. Закрепленное место недоступно для бронирования никому.

Бронирование местаБронирование места

На карте кликните по рабочему месту, которое хотите забронировать. Выбранное место будет выделено темно-серым цветом. Также это место будет выделено на панели бронирования справа. Здесь кликните на желаемую дату бронирования в календаре.

Зеленым в календаре выделены рабочие дни, указанные в стандартном модуле «Календарь событий». Серым цветом выделены прошедшие дни, недоступные для бронирования, и выходные. В выходные дни также можно бронировать места, запрета на бронирования в конкретные дни недели в модуле нет.

По клику на дату откроется слайдер для бронирования места. В верхней части слайдера находится информация о рабочем места:

• Предупреждение об отсутствии ПК. Это предупреждение выводится только в том случае, когда для места указан тип рабочего места «Место без ПК». Для других типов рабочих мест предупреждений не предусмотрено.

• Характеристики рабочего места. Если в настройках данного рабочего места указаны характеристики (например, наличие принтера, наушников, проектора и др. оснащения), то на слайдере бронирования этого места будет выводиться список характеристик. Также в этом блоке выводится описание, добавленное к рабочему месту.

• Блок «Возникла проблема?». В этом блоке выводятся ссылки, при переходе по которым сотрудник может оставить заявку о проблеме на рабочем месте. При необходимости блок можно отключить. Подробнее

Далее на слайдере расположены поля для бронирования:

1. Сотрудник. Поле для выбора сотрудника, для которого нужно забронировать место. Данное поле выводится только у привилегированных пользователей, у которых есть права бронировать места за других сотрудников (администратор, офис-менеджер, модератор). Одновременно может быть выбран только один сотрудник. Если место бронирует обычный пользователь, данное поле не выводится и бронирование выполняется для себя. Подробнее о ролях пользователей

2. Время. Здесь расположены поля для выбора времени бронирования. Поле с датой всегда заблокировано, так как дата бронирования была выбрана ранее на карте офиса.

По умолчанию в полях для выбора времени указано время начала и окончания рабочего дня в соответствии с настройками модуля «Календарь событий». При этом можно выбрать любые другие доступные часы бронирования. Если галочка «Рабочий день» активна, то в поля автоматически подставляется время начала/окончания рабочего дня.

Если данное место уже забронировано на выбранную дату частично или полностью, то чекбокс «Рабочий день» будет заблокирован, а в полях будет указан доступный для бронирования промежуток времени. Увидеть пересечения с другими бронированиями сотрудники могут на шкале времени.

В настройках типов рабочих мест можно указать минимальное время бронирования места и задать интервалы бронирования рабочих мест. Например, если в поле указано значение 30, то минимальная длительность бронирования будет равна 30 минутам, в часы бронирования будут разбиты на 30-минутные интервалы.

1. Часовой пояс. Если в настройках города, офиса или кабинета задан часовой пояс, то информация об этом часовом поясе будет выводиться на слайдере бронирования. Шкала времени будет отображаться только в указанном часовом поясе. Бронирования будут создаваться только в данном часовом поясе. Если часовой пояс не указан, то шкала времени будет отображаться с учетом часового пояса текущего пользователя. Бронирования также будут выполняться в его часовом поясе.

4. Повторяемость. Данная опция выводится только если для данного типа рабочего места включены повторения. Опция позволяет сотруднику создать несколько повторяющихся бронирований данного места на указанное время. Для выбора доступны значения «Каждый день», «Каждую неделю», «Каждый месяц». По умолчанию максимальное количество повторений — 15. Изменить количество повторений или отключить их можно в настройках модуля.

5. Бронирования. В этой части слайдера располагается шкала времени, похожая на ту, которую сотрудники видят при создании событий в Календаре. Размер шкалы регулируется в настройках модуля. Голубым цветом на шкале отмечается временной промежуток, на который пользователь забронировал место.

Если на выбранную дату данное место также забронировали другие пользователи, то серым цветом на шкале будут отмечены часы их бронирований, чтобы сотрудник мог увидеть свободное окно для своей брони.

В самом низу слайдера может отображаться блок «Как пройти к кабинету». Здесь выводится изображение со схемой прохода к офису или его фотографией. Блок выводится только в том случае, если в настройках кабинета загружено соответствующее изображение. Подробнее о настройке написано в отдельной статье.

После заполнения всех полей нажмите «Забронировать». Бронирование будет создано.

Ограничения при бронированииОграничения при бронировании

Рассмотрим ограничения, с которыми могут столкнуться пользователи при бронировании мест.

Пересечение бронированийПересечение бронирований

Если пользователь указывает часы, которые пересекаются с чужим бронированием этого места в эту же дату, то на слайдере появится соответствующее предупреждение. Кнопка «Забронировать» в этом случае будет недоступна.

Пересечение бронирований при создании повторенийПересечение бронирований при создании повторений

Сотрудники могут создавать повторяющиеся бронирования, если такая опция включена в настройках модуля. При этом может возникнуть ситуация, когда повторяющееся бронирование невозможно создать, так как в нужный день данное время уже занято другой бронью

В этом случае сотрудник увидит подобное уведомление:

Отсутствие доступа к бронированиюОтсутствие доступа к бронированию

Если в настройках кабинета для обычных сотрудников ограничен доступ к бронированию, то на слайдере бронирования появится соответствующее предупреждение. Доступ к отмене своих бронирований будет также запрещен.

Настройка доступа к кабинету

Лимит на длительность бронированияЛимит на длительность бронирования

Для каждого типа рабочих мест предусмотрены различные настройки ограничения бронирований, в том числе лимит на длительность бронирования. Эта настройка отвечает за максимальное количество часов, на которое можно забронировать рабочее место за один раз. Если обычный пользователь бронирует место на большее кол-во часов, чем заданный лимит, то кнопка «Забронировать» блокируется. На слайдере бронирования в этом случае выводится уведомление о лимите на бронирование.

Для администраторов портала, офис-менеджеров и модераторов данное ограничение не действует. Если сотрудник входит в группу исключений, на него также не будет действовать это ограничение.

Лимит на количество бронирований в неделюЛимит на количество бронирований в неделю

В настройках типов рабочих мест есть опция, которая позволяет установить лимит на количество бронирований одного места одним и тем же сотрудником в течение недели. Например, если лимит — 3, то в течение одной календарной недели сотрудник не сможет забронировать одно и то же место больше трех раз (в разные дни или три раза за день).

Если обычный сотрудник превысит количество бронирований места в неделю, он увидит соответствующее уведомление, а бронирование не будет создано. Для администраторов портала, офис-менеджеров и модераторов данное ограничение не действует. Если сотрудник входит в группу исключений, на него также не будет действовать это ограничение.

Просмотр бронированийПросмотр бронирований

В модуле «Карта офиса» есть несколько способов увидеть информацию о своих и чужих бронированиях. Рассмотрим каждый из них.

Слайдер «Мои бронирования»Слайдер «Мои бронирования»

Слайдер «Мои бронирования» доступен каждому сотруднику портала. Здесь выводятся текущие и прошедшие бронирования сотрудника. Отмененные бронирования сюда не попадают. По клику на дату и время сотрудник попадет на слайдер для редактирования данного бронирования. Подробнее о редактировании написано ниже.

Слайдер доступен как с главной страницы модуля «Карта офиса», так и из профиля сотрудника:

Слайдер «Кто в офисе»Слайдер «Кто в офисе»

Всем пользователям также доступен слайдер «Кто в офисе». На нем показано, кто из сотрудников забронировал рабочее место, в каком кабинете и на какое время.

Слайдер помогает планировать встречи с коллегами и синхронизировать свои часы для работы над задачами. С помощью фильтра на слайдере можно вести поиск бронирований по конкретным датам, сотрудникам и кабинетам.

Слайдер «Все бронирования»Слайдер «Все бронирования»

Администраторам портала доступен слайдер «Все бронирования». Слайдер открывается по клику на шестеренку в правом верхнем углу карты офиса.

На слайдере доступен список абсолютно всех бронирований, когда-либо совершенных сотрудниками. Также только здесь выводится информация об отмененных бронях и их причинах — обычным пользователям эти данные недоступны. Слайдер удобно использовать для анализа бронирований и занятости офиса. Например, можно выявить самые частые причины отмены бронирований или определить наиболее загруженные часы работы офиса.

Кроме того, через данный слайдер администратор может деактивировать и удалять бронирования — как индивидуально так и массово. Такие бронирования больше не будут выводиться на слайдерах «Кто в офисе» и «Мои бронирования». При деактивации бронь не будет отменена и останется действующей, просто не будет видна на вышеупомянутых слайдерах. При удалении бронь будет отменена.

Профиль сотрудникаПрофиль сотрудника

По умолчанию в профиле каждого сотрудника выводится блок «Где я сижу». Если у сотрудника есть актуальные бронирования или за ним закреплено место, то в данном блоке отобразится информация об этом рабочем месте.

По клику на место сотрудник перейдет в карту того кабинета, где находится данное место. При необходимости администратор может отключить вывод блока в настройках модуля.

Подтверждение бронированияПодтверждение бронирования

Для каждого типа рабочего места можно сделать обязательным подтверждение бронирования. В этом случае за 15 минут до начала бронирования сотруднику придет уведомление со ссылкой для подтверждения бронирования. Изменить время отправки уведомления можно в настройках модуля.

Подтверждение по ссылке в уведомленииПодтверждение по ссылке в уведомлении

При переходе по ссылке откроется страница со списком всех бронирований данного сотрудника. Рядом с той бронью, которую нужно подтвердить, будет соответствующая кнопка.

По клику на кнопку откроется слайдер для подтверждения. Здесь выводится краткая информация о предстоящей брони. По умолчанию максимальный срок для подтверждения — 15 минут после начала бронирования. После этого бронирование будет автоматически отменено. Изменить крайний срок для подтверждения можно в настройках модуля.

Также на слайдере подтверждения можно отменить или изменить бронирование. Подробнее об отмене и редактировании написано ниже.

После подтверждения бронирования на слайдере появится соответствующее уведомление. Обратите внимание, что подтвержденное бронирование нельзя отменить. Однако его можно завершить досрочно, а также изменить дату завершения.

Слайдер подтвержденного бронирования выглядит следующим образом. Вместо кнопки «Отменить» здесь выводится кнопка «Завершить досрочно».

По клику откроется слайдер для подтверждения. После подтверждения бронирование будет завершено. В отличие от отмененных бронирований, такое бронирование сохранится на слайдере «Мои бронирования» во вкладке «Прошедшие».

Подтверждение без уведомленияПодтверждение без уведомления

Переход по ссылке в уведомлении — не единственный способ подтверждения брони. Подтверждение также можно выполнять через слайдер бронирования на соответствующую дату, а также через слайдер «Мои бронирования».

Подтверждение через слайдер «Мои бронирования»

Подтверждение через слайдер бронирования места

Изменение и отмена бронированияИзменение и отмена бронирования

У обычных пользователей есть права на редактирование и отмену только своих бронирований. Администраторы, офис-менеджеры и модераторы имеют права на редактирование и удаление чужих бронирований. Подробнее о ролях пользователей и правах доступа написано в отдельной статье.

Изменение и отмена своего бронированияИзменение и отмена своего бронирования

Изменить/отменить свое бронирование можно из трех мест:

1. Прямо через карту кабинета. Этот способ удобен, если в офисе небольшое количество мест и создано мало бронирований. Найдите место на правой панели бронирования и кликните на дату, на которую создано бронирование.

В результате откроется слайдер бронирования, где вы можете указать другие даты для брони. После изменения дат нажмите «Сохранить».

Для отмены брони нажмите на кнопку «Отменить бронирование». В результате откроется слайдер для подтверждения отмены — это обязательный шаг. Здесь нужно выбрать причину отмены брони или указать свою. Если причина не указана, отменить бронирование не получится.

При наличии повторяющихся бронирований на слайдере будет возможность отменить их все или выбрать конкретные для отмены.

После указания причины нажмите на кнопку «Подтвердить отмену». Бронь будет удалена и пропадет со слайдеров «Мои бронирования» и «Кто в офисе».

2. Через слайдер «Мои бронирования». Этот способ удобен, когда в офисе большое количество мест и созданных бронирований. Откройте слайдер «Мои бронирования» в правом верхнем углу карты офиса.

На слайдере во вкладке «Текущие» найдите нужную дату бронирования и кликните на нее. В результате откроется стандартный слайдер редактирования бронирования.

3. Через слайдер подтверждения бронирования. При подтверждении бронирования у сотрудника также есть возможность отменить или изменить свое бронирование. Подробнее о подтверждении брони написано выше.

Изменение и отмена чужого бронированияИзменение и отмена чужого бронирования

Данный способ доступен администраторам, офис-менеджерам и модераторам. Найдите место на правой панели бронирования и кликните на дату, на которую создано бронирование. В результате откроется слайдер бронирования.

На шкале времени будут показаны все текущие брони сотрудников и часы бронирования. Для редактирования бронирования нажмите на иконку карандаша справа от имени нужного сотрудника.

В результате откроется слайдер редактирования данной конкретной брони. Здесь измените часы бронирования или отмените бронь. При отмене понадобится указать причину.

Также отменить чужое бронирования можно по клику на крестик рядом с именем пользователя. В результате откроется слайдер для подтверждения отмены.

Если привилегированный пользователь изменил/отменил бронирование другого сотрудника, этому сотруднику придет соответствующее уведомление: