Адаптация новых сотрудников

Для HR и руководителя онбординг это управляемый процесс: новый сотрудник должен понять правила компании, освоить базовые компетенции и выйти на продуктивность за время испытательного срока.

В модуле «Корпоративный университет» этот процесс можно выстроить через программы адаптации: заранее подготовленный набор компетенций и развивающих действий, который автоматически или вручную запускается для каждого новичка. Ниже разобрано, что продумать до старта, как настроить шаблоны и запуск и кто за что отвечает на каждом этапе.

Что продумать до запуска

Определите цель адаптации

Зафиксируйте, чего вы ждете от новичка к концу программы. Например, это могут быть три уровня:

  • Общекорпоративный — ценности, регламенты, инструменты, которые одинаковы для всех (Битрикс24, внутренние сервисы, политики безопасности).
  • Функциональный — навыки и знания, специфичные для роли или подразделения.
  • Социальный — знакомство с командой, понимание процессов, включение в рабочий ритм.

Чем четче сформулирована цель, тем проще подобрать компетенции и развивающие действия, а сотруднику понятнее, зачем ему каждый шаг.

Определите набор компетенций для развития

Программа адаптации строится вокруг компетенций: soft и hard skills, корпоративных навыков. Для онбординга обычно достаточно 5–10 компетенций: больше — и новичок теряется в объеме, меньше — программа не покрывает реальные ожидания.

Несколько ориентиров:

  • Разделите общие и ролевые компетенции. Для целей онбординга имеет смысл создать отдельный раздел с корпоративными компетенциями и общими знаниями, которые вы ждете от новых сотрудников в первые месяцы работы.

Если в процессе адаптации требуется освоить конкретные hard-skills отдела, их также стоит вынести в отдельный раздел. При запуске программы адаптации вы сможете выбрать нужный набор компетенций из каждого раздела.

  • Привяжите развивающие действия к компетенциям. Каждая компетенция в справочнике должна содержать конкретные действия для развития: курсы, книги, встречи с наставником, задачи на рабочем месте, мероприятия.
  • Не ищите идеальную модель. Не обязательно создавать свои программы адаптации для каждого отдела, особенно если вы только начинаете внедрение КУ. Можно начать с одного универсального шаблона для всей компании и постепенно добавлять шаблоны по подразделениям. Такой поэтапный старт описан в подходе №2 к внедрению КУ.

Выберите руководителя программы и наставника

В программе адаптации можно выделить две ключевые роли, которые помогают сотруднику проходить онбординг и осваивать компетенции:

  • Руководитель программы — обычно непосредственный руководитель нового сотрудника. Он согласует карточку развития, оценивает прогресс по компетенциям, принимает итоги адаптации. При необходимости руководителем программы может быть и любой другой пользователь, к примеру, HR-специалист.

  • Наставник — сотрудник-эксперт по конкретной компетенции. Новичок может запланировать с ним встречу через карточку развития, чтобы разобрать вопросы по теме. Перед запуском определите, кто будет наставником по той или иной компетенции. Например, если сотрудник владеет нужной компетенции на экспертном уровне, он точно сможет помочь новому коллеге в ее освоении.

Примечание

Наставник и руководитель программы — не одно и то же. Руководитель контролирует весь процесс адаптации, наставник помогает по отдельным компетенциям. При этом руководителя также можно выбрать в качестве наставника для какой-либо компетенции.

Подготовьтесь к запуску

Еще до запуска программ адаптации стоит провести организационную работу, которая упростит дальнейший процесс:

  1. Добавьте пользователя на портал. Заполните профиль нового сотрудника, добавьте его в группу «Сотрудники» и в нужные подразделения, выдайте доступы.
  2. Познакомьте сотрудника с Корпоративным университетом. Расскажите о программах развития, покажите карточку развития: из чего она состоит, кто ее видит, как отмечать прогресс, где смотреть полученные компетенции.
  3. Объясните, что будет после завершения программы. Встреча с руководителем, решение по испытательному сроку, переход к программе развития на длительный срок (например по карьерной траектории).

Запуск программ адаптации

Программа адаптации — разновидность программы развития с укороченными сроками. Чтобы создавать шаблоны и запускать адаптацию, в настройках модуля нужно включить опцию «Использовать программы адаптации». Без нее в разделе «Шаблоны программ» не будет типа «Программа адаптации».

Настройте сроки программ

По умолчанию программы адаптации рассчитаны на срок от 1 до 3 месяцев. Конкретный срок задается при создании шаблона и может быть скорректирован в административной части портала.

Совет

Срок программы адаптации должен совпадать с испытательным сроком или быть чуть короче, чтобы к его окончанию у руководителя уже были данные для обратной связи.

Создайте шаблон

Шаблон — это заранее подготовленный набор компетенций, по которому запускается программа развития. Для компании можно создать как единый шаблон, так и свой под каждое подразделение. В процессе запуска адаптации в программу можно добавить новые компетенции. Подробная инструкция по созданию шаблона.

Настройте автоматический запуск

Ручной запуск карточки для каждого новичка отнимает время у HR. В шаблоне можно включить автоматический запуск и привязать его к подразделениям: при создании профиля нового сотрудника на портале система автоматически создаст карточку развития по нужному шаблону.

Совет

Настройте отложенный автозапуск по понедельникам. Если новый сотрудник добавлен на портал в течение недели, карточка адаптации создастся в ближайший понедельник, а не сразу. Это дает HR время до следующего понедельника: оформить профиль, добавить сотрудника в нужные группы, выдать доступы и только потом запустить программу.

При настройке автозапуска учитывайте:

  • Привязка к подразделению обязательна. Для каждого шаблона нужно указать, для каких отделов он срабатывает. Можно выбрать «отдел со всеми подотделами» или конкретный отдел без наследования.
  • Автозапуск работает только для новых профилей. Если сотрудник уже был на портале, карточку нужно запустить вручную.
  • Конфликты шаблонов. Если сотрудник привязан к нескольким подразделениям с разными шаблонами, программа создастся только по первому найденному шаблону. Проверьте, что подразделения не пересекаются без необходимости.

Подробнее об автоматическом запуске

Что делает сотрудник и кто контролирует процесс

После запуска у сотрудника появляется карточка развития в профиле на портале и в личном кабинете Корпоративного университета. В ней видны компетенции, развивающие действия и сроки.

Роль сотрудника

Сотрудник:

  • проходит курсы и тесты, читает книги, посещает мероприятия;
  • планирует встречи с наставником по нужным компетенциям;
  • выполняет задачи на рабочем месте и отмечает их как выполненные;
  • следит за дедлайнами через фильтры «Просрочены», «На этой неделе», «В этом месяце»;
  • по завершении всех действий инициирует завершение программы.

Курсы с тестами отмечаются выполненными автоматически при успешном прохождении, задачи автоматически отмечаются выполненными при их завершении. Остальные действия сотрудник закрывает вручную.

Роль руководителя

Руководитель программы:

  • Согласует карточку если в шаблоне включена отправка на согласование.
  • Отслеживает прогресс: в разделе "Мониторинг развития" видит карточки своих обучающихся. В карточках развития видит, какие действия выполнены, а какие просрочены.
  • Оценивает компетенции. Раз в месяц подводятся промежуточные итоги, по завершении программы выставляется финальная оценка, если есть неоцененные компетенции. Сначала оценивает себя сотрудник, затем руководитель. Ежемесячная оценка нужна, чтобы руководитель и сотрудник давали друг другу обратную связь по обучению и промежуточным результатам.
  • Принимает результат: подтверждает завершение программы и при необходимости запуск следующей.

Роль HR

HR-специалист контролирует адаптацию на уровне всей компании через раздел «Мониторинг развития»:

  • видит карточки всех сотрудников в любых статусах;
  • отслеживает просроченные действия и карточки, требующие согласования или оценки;
  • при необходимости редактирует карточку: добавляет развивающие действия, меняет сроки, назначает наблюдателей;
  • выгружает данные для отчетности.

В карточку можно добавить наблюдателей: коллег из HR или смежных подразделений, которые следят за прогрессом, но не оценивают компетенции. Наблюдатели видят карточку и могут оставлять в ней комментарии.

Подробнее о мониторинге развития

Оценка навыков после адаптации

Программа адаптации закрывает первый этап: знакомство с компанией и базовое освоение навыков. Через некоторое время после онбординга, когда сотрудник успел поработать в реальных условиях, имеет смысл проверить, как он проявляет компетенции на практике.

Для этого можно использовать модуль «Оценка 360»: сотрудника оценивают руководитель, коллеги и он сам. Результаты покажут расхождения между самооценкой и оценкой окружения, выявят сильные стороны и зоны роста. На их основе можно запустить следующую программу развития.

Совет

Не запускайте оценку 360 сразу после онбординга — у коллег еще недостаточно наблюдений. Дождитесь, пока сотрудник поработает в реальных условиях и коллеги смогут дать содержательную обратную связь.

Дополнительно:

Предыдущая
От оценки к ИПР
Следующая
Стратегический HR